Software gestionale medico: come aumenta il fatturato

Ecco cinque domande da farti per capire se il software gestionale per lo studio medico che hai scelto sta facendo crescere il fatturato della tua attività.

Cinque domande da farti per capire se il software gestionale sta aumentando il fatturato del tuo studio medico

Adottare un software gestionale per il tuo studio medico significa scegliere uno strumento utile che rende le attività più efficienti ed efficaci. Lo scopo di una soluzione gestionale infatti è aiutare lo specialista e il suo staff a risparmiare tempo, ridurre il margine di errore, accrescere il numero di pazienti che possono rivolgersi allo studio e di conseguenza aumentare il fatturato.  

Quando capire se effettivamente il software contribuisce a rendere più efficiente ed efficace l’attività in studio?  

Non subito. Solo dopo l’iniziale periodo di rodaggio è possibile valutare le performance del software, sia organizzative che economiche. Infatti, come per qualsiasi nuovo strumento, anche nel caso del gestionale - seppur semplice da usare e immediato - è necessario prevedere un po’ di tempo per approfondirne le peculiarità e le caratteristiche.

Una volta superata questa prima e breve fase, è possibile capire se il gestionale effettivamente funziona e sta portando i risultati economici sperati, con la consapevolezza che, da solo, il fatturato non è un parametro sufficiente per comprendere l’impatto del software sulla tua attività.

Software gestionale per lo studio medico: i risultati economici, da soli, non bastano

Per capire se il software gestionale contribuisce all’aumento del tuo fatturato, non basta comparare i dati economici relativi al “prima” e al “dopo” la sua adozione. Infatti, è importante tenere presente che un programma efficiente consente anche di:

• automatizzare alcune mansioni;
• ridurre i tempi di attesa e i no-show;
• prevenire i colli di bottiglia organizzativi;
• migliorare la comunicazione interna ed esterna;
• offrire un servizio più efficiente e moderno agli assistiti.

Ponendo la giusta attenzione anche a questi elementi potrai capire se il software è quello giusto per te e se stai sfruttando al massimo le potenzialità dello strumento. Chiarito questo punto importante, vediamo ora come valutare se il gestionale che hai scelto sta aumentando il tuo fatturato, oppure no. Per farlo, abbiamo individuato 5 domande che puoi farti fin da ora. 

Il software medico che stai usando ha aumentato il tuo fatturato? 5 domande per capirlo

Pensa al gestionale attualmente in uso nel tuo studio e prova a rispondere a queste domande 

1. Quali sono i tuoi obiettivi?

Ogni valutazione è fondata su obiettivi chiari e condivisi. Non si può che partire da qui. Quando hai adottato il software gestionale per la tua attività, quali sono stati gli obiettivi concreti che volevi ottenere?

Se fin dall’inizio i tuoi obiettivi erano chiari, questo è il momento in cui - grazie ai dati forniti dal software - puoi capire se sono stati raggiunti o meno.  

Se, invece, ti rendi conto che non hai identificato in maniera chiara gli obiettivi oppure hai fissato dei goal troppo ambiziosi per le risorse a disposizione, puoi cogliere l’occasione per ridefinirli. Il consiglio è di fissare sempre obiettivi SMART, ovvero semplici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e definiti nel tempo.

Per esempio, un obiettivo potrebbe essere ridurre in un anno del 40% il numero di pazienti che non si presentano alle visite (i cosiddetti no-show) grazie all’invio di sms di promemoria tramite il software gestionale. Un obiettivo così definito permette di capire subito l’efficienza dello strumento e, di conseguenza, calcolarne anche l’impatto economico.

2. Quanto tempo impieghi per compiere alcune attività?

Il tempo è denaro, suggerisce la saggezza popolare. E lo confermano anche decine di studi, identificando nell’ottimizzazione del tempo uno degli asset fondamentali per una gestione efficiente di qualsiasi attività professionale.

Il software gestionale permette di automatizzare alcune mansioni quotidiane della tua attività come, per esempio, l’aggiornamento dell’agenda oppure la prenotazione online degli appuntamenti. Minor tempo dedicato a queste attività significa maggior spazio da dedicare ai pazienti o ad altre mansioni non demandabili.

Per capire se il tuo software ti sta effettivamente aiutando, il consiglio è di misurare il tempo che impieghi per completare i task attraverso la piattaforma e confrontarlo con quanto ti ci vorrebbe senza. Risparmi effettivamente tempo? Questo risparmio di tempo si traduce in una maggiore efficienza?

• Se sì, allora il tuo software ti sta aiutando ad aumentare il fatturato.
• Se no invece, potrebbe non essere quello che fa per te. 

3. È aumentato il numero di pazienti e/o di visite?

Un’altra metrica che puoi controllare per capire l’impatto del software gestionale sulla tua attività è il numero di pazienti e/o di visite. Gli strumenti digitali permettono, solitamente, di raccogliere dati molto accurati: non ti resta che compararli con lo stesso periodo in un anno precedente all’adozione del software e osservare trend e cambiamenti.

Un software gestionale, infatti, dovrebbe aiutarti a farti notare anche da persone che non sono già tuoi assistiti. Per esempio, l’opportunità di prenotare le visite online risponde a una crescente preferenza delle persone per questa modalità di prendere appuntamento. Di conseguenza, se il software è adatto alle tue esigenze, dovrebbe aumentare il numero di pazienti e, di conseguenza, le tue entrate.

4. Hai osservato un aumento del margine di profitto oppure una riduzione dei costi?

Osservare i conti economici dello studio ti può aiutare a capire l’efficacia del software gestionale. In particolare, dovrebbe aiutare ad aumentare il margine di profitto e quindi il monitoraggio di questo valore può fornire un ulteriore elemento, insieme agli altri che abbiamo descritto, per capire l’impatto di questo strumento digitale sul tuo studio. 

Allo stesso tempo, è molto utile identificare anche gli eventuali risparmi. Ci sono alcuni costi che si sono ridotti dal momento in cui è stato introdotto il gestionale? Se sì, quali? Sono in qualche maniera connessi all’utilizzo del software?

Le risposte a queste domande mostreranno chiaramente un’altra parte rilevante dell’eventuale crescita di fatturato legata alla piattaforma gestionale.

5. Cosa ne pensano i pazienti?

Infine, perché non affiancare alle misurazioni quantitative anche alcuni elementi qualitativi? Detto in altre parole, le persone destinatarie dei servizi di un professionista della sanità sono i pazienti. Oltre a essere degli assistiti, sono anche i principali potenziali promotori della tua attività. Un paziente soddisfatto parlerà della sua esperienza con amici e conoscenti che, a loro volta, saranno più  portati a fidarsi e a rivolgersi a te.

Per capire, dunque, se il tuo software gestionale sta funzionando, puoi somministrare ai tuoi pazienti un questionario di gradimento. Attraverso le loro risposte e la loro opinione sui tuoi servizi e come sono cambiati grazie alla tecnologia, potrai capire se i cambiamenti sono effettivamente apprezzati e valutarne l’attrattività.

In questo modo, puoi anche raccogliere feedback preziosi sulla reputazione della tua attività. Un elemento cruciale per farla crescere.

L’innovazione digitale, in conclusione, è un veicolo di crescita e sviluppo anche per gli studi medici. Le opportunità sono molte e il software gestionale può essere integrato con altre funzionalità e piattaforme che ti permettono di offrire un servizio sempre più competitivo. Se vuoi conoscere meglio tutte le soluzioni di MioDottore per professionisti della salute, visita questa pagina e scopri ulteriori soluzioni per ottimizzare la gestione del tuo studio.