Gestione dello studio medico: cosa è cambiato dopo il Covid?

Il Covid-19 è stato un vero e proprio “tsunami”, non solo per gli effetti che ha avuto sulla salute collettiva, la società e l’economia, ma anche per quanto concerne i metodi di lavoro di centri e studi medici, in particolare sotto il profilo gestionale e organizzativo. Qualcosa è ovviamente cambiato nella gestione degli studi medici, ma non tutto, bisogna ammetterlo, è stato negativo, anzi...

Gestione dello studio medico: cos’è cambiato dopo il Covid?

La pandemia ha trasformato di fatto lo studio medico in possibile luogo di contagio e ciò ha portato a forti limitazioni sulle visite di persona, e quindi a un uso molto più massiccio dell’assistenza da remoto. Specie durante il primo anno della pandemia, la difficoltà nell’offrire un accesso sicuro dei pazienti ha avuto diversi effetti:

• Numero eccessivo di telefonate da parte dei pazienti, 
• Continue richieste informali da parte degli assistiti,  a tutte le ore e spesso anche sul numero “personale” (non lavorativo)
• Problemi di comunicazione con i pazienti sulle regole di ingresso in studio e sulle nuove modalità per prenotare la visita e/o ricevere assistenza.
• Aumento delle ore di lavoro per molti dottori, proprio per rispondere a queste nuove esigenze e alla mole di richieste dei pazienti.

La pandemia, insomma, ha creato problemi sostanziali a un sistema sanitario spesso già al limite delle risorse e ha senza dubbio messo alla prova i professionisti della salute, creando problemi organizzativi e lavorativi che, a loro volta, hanno avuto anche un impatto importante sulla salute fisica e mentale di medici, infermieri, personale di studi medici e cliniche.

Tuttavia, le nuove necessità che sono emerse nei due anni appena trascorsi hanno anche dato una forte e positiva accelerazione allo sviluppo di tutta una serie di tecnologie e, in particolare, al loro utilizzo da parte di studi e centri medici. Vediamo insieme cosa sta cambiando, e cosa è già cambiato.

Sanità Post-Covid: due nuovi pilastri

Quando questo periodo complesso sarà finalmente del tutto alle nostre spalle, risulterà chiaro come, tra gli effetti della pandemia, è andato affermandosi sempre di più un nuovo modo di concepire l’assistenza sanitaria, che poggia su due “pilastri”: 

• Maggiore vicinanza al paziente e alle sue esigenze
• Investimenti più cospicui nella “smart healthcare”, ovvero soluzioni tecnologiche all'avanguardia per percorsi diagnostici e di cura efficienti e di qualità.

Lo scenario che si sta delineando è quello della cosiddetta sanità ibrida, ossia di una rete di servizi integrati con al centro strumenti tecnologici e che, in virtù di questi, risulti il più possibile omogenea a livello di qualità e accessibilità. 

Questo tipo di approccio potrebbe anche essere importante per contrastare il fenomeno della “migrazione sanitaria”: in media, infatti, nel nostro Paese sono circa 750 mila ogni anno i ricoveri di persone che affrontano un viaggio verso una regione diversa dalla propria, generalmente dalle regioni del Sud a quelle del Nord. 

Questo naturalmente crea una serie di problemi e questioni aperte sia per i pazienti che per le strutture sanitarie sul territorio, e una sanità più “omogenea”, che avvicina professionisti e pazienti (grazie anche, ma non solo, agli strumenti tecnologici) potrebbe imprimere una svolta a questo trend. 

Telemedicina: non solo un trend passeggero, ma una realtà consolidata

Sicuramente tra le maggiori innovazioni nella gestione dello studio medico post-covid, la parte del leone spetta alla telemedicina: è questo insieme di strumenti e strategie digitali che, in effetti, ha permesso a moltissimi dottori di raggiungere in maniera efficiente i propri pazienti, anche a distanza. 

Pensiamo, per esempio, a strumenti un tempo “di nicchia” come le consulenze online che, esplose durante la pandemia come “ancora di salvataggio” per consentire a medici e pazienti di incontrarsi a distanza (tramite telefono o, più spesso, usando sistemi di videochiamata), oggi sono invece una comodità imprescindibile per migliaia di dottori e pazienti, soprattutto perché permettono a centri e studi di dimezzare il numero di pazienti in sala d’attesa e di sfruttare in maniera più efficiente e dinamica gli slot orari (per esempio: un “buco” di mezz’ora tra una visita in carne e ossa e l’altra può essere usato per una videochiamata con un paziente che non ha necessità o modo di presentarsi di persona). 

Il boom dei sistemi di messaggistica in ambito medico

Anche i sistemi di chat e messaggistica in ambito sanitario hanno certamente registrato un boom durante la pandemia, e anche questi ultimi non sono per nulla scomparsi neppure quando l’emergenza è almeno parzialmente rientrata. 

Il motivo è semplice: consentono a professionisti e pazienti di aggiornarsi in maniera veloce, immediata (senza le perdite di tempo che spesso si verificherebbero tramite una telefonata) e inoltre consentono anche di inviare referti e certificati, come nel caso del sistema di messaggistica e chat integrato del gestionale di MioDottore. 

Sistemi alternativi per la gestione della sala d’attesa

Ammettiamolo: il problema di una gestione efficiente della sala d’attesa esisteva, per molti studi, anche prima del Covid. 

Il fatto che questo fosse un problema noto, tuttavia, non implicava necessariamente che qualcuno avesse pensato a delle soluzioni ma la situazione di emergenza, creatasi soprattutto nel primo anno di pandemia, ha portato moltissimi studi e centri medici a doversi dotare di nuovi strumenti e metodi per gestire in modo efficace e ordinato la propria sala d’attesa e, in generale, tutto il percorso dei propri pazienti dalla prenotazione alla visita (questo vale sia per specialisti che per medici di medicina generale).

In tal senso, uno strumento utilissimo sono le prenotazioni online: consentire ai pazienti di prenotare in autonomia la propria visita, infatti, non è solo un servizio utile per il paziente stesso ma, soprattutto, un modo per ridurre al minimo le telefonate (il paziente che ha prenotato per conto proprio non avrà ragioni per chiamarti in studio) e per avere un controllo preciso e sicuro sugli orari delle visite, in particolar modo se alla possibilità di prenotare l’appuntamento di persona si unisce quella di poter prenotare anche una consulenza da remoto.

I promemoria e le comunicazioni massive 

Durante la pandemia, mantenere una comunicazione precisa, veloce e affidabile con i pazienti è diventato prioritario per molti dottori, anche soltanto per evitare di fornire informazioni non precise ai pazienti in un momento delicato e, oltre a ciò, per gestire il proprio lavoro in maniera efficiente nonostante le chiare limitazioni imposte dal Covid.

E oggi? Beh, sicuramente, moltissimi tuoi colleghi si sono gradualmente “convertiti” all’uso di sistemi di comunicazione massiva via email e SMS: sono molto utili per informare con pochi click i pazienti su novità, servizi, cambi di orario e qualsiasi altra notizia importante.

Un altro strumento molto utile è quello dei promemoria via SMS per i pazienti, in modo da limitare ritardi e visite annullate all’ultimo momento. Tuttavia, farlo “manualmente” rischia di diventare ancora più dispendioso in termini di tempo rispetto al non farlo per nulla, dunque è consigliabile affidarsi a un gestionale che preveda questo tipo di funzione. MioDottore, per esempio, ricorda a tutti i pazienti orario e giorno della loro prenotazione tramite promemoria automatizzati (con una riduzione media del 65% delle visite perse mensilmente).

Questo servizio è stato particolarmente apprezzato proprio durante la pandemia perché era fondamentale, per molti medici, evitare di fare “sovrapporre” le visite e gli appuntamenti per via delle restrizioni e dei rischi correlati. Oggi, è tutt’ora uno dei servizi più apprezzati da professionisti e pazienti. 

In conclusione…

Al di là dei lati drammatici che ha causato a livello globale e, naturalmente, ai problemi di vari natura che ha causato a chi lavora nel settore medico-sanitario, paradossalmente la pandemia ha costretto il nostro mondo di riferimento a “modernizzarsi” e a cambiare approccio sulla tecnologia (o meglio: ad accelerare) da parte di studi e centri medici. Naturalmente, nessuno vuole tornare neppure del tutto a quegli aspetti deleteri del mondo pre-pandemia: sale d’attesa sul punto di esplodere, visite perse senza motivo da parte di pazienti assenteisti o semplicemente distratti, ore perse al telefono.

Crediamo fermamente, dunque, che proprio gli strumenti citati oggi (e altri di cui parleremo nei nostri futuri articoli) possano quantomeno permetterti di sfruttare l’unico aspetto utile di questi ultimi due, difficili anni: rimettere al centro del tuo lavoro le esigenze del paziente e, al contempo, il tuo prezioso tempo.