Campagne vaccinali: 4 strategie salva-tempo per MMG e Pediatri

Guida campagne vaccinali per MMG e Pediatri di libera scelta

Organizzare una campagna vaccinale non è un compito semplice: tra vaccini per il covid e quelli antinfluenzali, amministrare e distribuire gli appuntamenti con i pazienti può risultare un compito piuttosto arduo.

Diverse ricerche, infatti, hanno stimato che uno studio di Medicina Generale o Pediatria impiega in media 10 ore di lavoro settimanale per compiti legati alla sola gestione dei pazienti. Un carico di lavoro che aumenta durante le campagne vaccinali.

Le problematiche riscontrate più spesso dai professionisti del settore sono state:

  • Informare efficacemente e coerentemente i propri pazienti dell’inizio della campagna vaccinale
  • Gestire le prenotazioni degli appuntamenti per i vaccini
  • Prevenire i no-show, ovvero tutti i pazienti che non si presentano all’appuntamento nell’orario concordato

Quante cose in più sarebbe possibile fare se riuscissi a risparmiare tutte queste ore di lavoro? In questo articolo analizzeremo le cause e le possibili soluzioni che i Medici di Medicina Generale e i Pediatri stanno adottando.

Informare i pazienti: campagne SMS ed email

Quanto tempo spendi, come Medico o come collaboratore di segreteria, per inviare SMS e email o rispondere a tutti i pazienti e che chiedono informazioni sull’inizio delle campagne vaccinali?

Fortunatamente, oggi è possibile ottimizzare i tempi e risparmiare ore e ore di lavoro con le campagne SMS ed email, raggiungendo tutti i pazienti con pochi e semplici click.

Quali sono i principali vantaggi? In primo luogo, naturalmente, la possibilità di avvisare tutti i pazienti dell’inizio imminente della campagna vaccinale; ma i benefici non si fermano qui.

I vantaggi degli sms:

I dati parlano chiaro: gli SMS hanno un tasso di apertura altissimo, che si aggira attorno al 98%. Solo l’1% viene contrassegnato come spam, diversamente dalle email che invece sono utili per altre motivazioni.

Come si traduce tutto questo? Una volta che inviamo un SMS, siamo sicuri al 98% che i nostri pazienti lo leggano. E grazie alla consegna istantanea, circa il 90% di tutti i messaggi di testo vengono letti entro 3 minuti dalla ricezione.

In questo modo, puoi avvisare centinaia di pazienti dell’inizio della tua campagna vaccinale con un semplice click: prepari il messaggio di testo e lo invii a tutto il tuo database.

Le campagne SMS sono un servizio integrato in MioDottore: oltre alle campagne massive, è disponibile anche la segmentazione dei pazienti (se le campagne vaccinali hanno date e convocazioni diverse basate sull’età dei pazienti, ad esempio) e la possibilità di allegare un link per la prenotazione online.

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I vantaggi delle email

Le email sono tra i canali preferiti da MMG e PLS: l’83% già le utilizza per comunicare con i propri pazienti, secondo i dati diffusi dal Politecnico di Milano.

Puoi quindi utilizzare questo canale per informare i pazienti dell’inizio delle campagne vaccinali. Ci sono però due inconvenienti:

  • Creare una campagna mail manuale porta via tempo: devi recuperare i dati dei pazienti ai quali vuoi inviare la comunicazione e preparare tutte le email
  • Inviare grandi quantità di email nello stesso momento senza usare particolari accorgimenti tecnici rischia di farti finire in black list, ossia di essere visto come autore di spam

Con le campagne di comunicazione via mail di MioDottore eviti questi inconvenienti e invii ai pazienti, in pochi click, tutte le informazioni sull’inizio delle campagne vaccinali. 

Come per gli SMS, hai la possibilità di selezionare i gruppi di pazienti a cui inviare la comunicazione (ad esempio, in base alle fasce d'età). Inoltre, inserendo un link per la prenotazione online, non dovrai fare altro: il sistema gestirà in automatico per te tutte le prenotazioni.

Vediamo come funziona.

Risparmia tempo con le prenotazioni online: uno strumento essenziale per le campagne vaccinali

Disporre di un’agenda online fa risparmiare un sacco di ore di lavoro non solo a te, ma anche ai tuoi collaboratori di segreteria. Tutti gli studi medici, oggi, dovrebbero avere un sistema di prenotazione online, e non solo per i vantaggi che porta al paziente. Questa, infatti, è una delle tecnologie più semplici e popolari utilizzate dai medici, dai poliambulatori e persino dagli ospedali.  

Un’agenda online è uno strumento che consente ai pazienti di prenotare o spostare appuntamenti con pochi semplici click da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, ed è uno degli strumenti più potenti per organizzare senza sforzo le proprie visite, comprese quelle per le campagne vaccinali.

Con le prenotazioni online di MioDottore, ad esempio, il paziente potrà selezionare il tipo di prestazione (visita, vaccinazione Covid, vaccinazione anti-influenzale, appuntamento telefonico…) e avrà la possibilità di prenotare scegliendo uno degli slot orari che tu renderai disponibili.

I promemoria: utili per evitare che i pazienti diano buca

I promemoria per i pazienti possono aiutare non solo gli utenti a gestire i loro appuntamenti, ma evitano anche che possano non presentarsi in studio. Con un SMS, un’email o una notifica con un link integrato che porti alla propria prenotazione, infatti, i pazienti possono avvisare per tempo se dovessero decidere di cancellare o spostare un appuntamento. 

Non solo: con MioDottore, per esempio, è presente la funzione Lista D’Attesa: una funzionalità semplice ma efficace che avvisa i pazienti dei turni contigui degli eventuali slot orari resi disponibili da altre cancellazioni, nel caso desiderino venire prima in ambulatorio. 

In questo modo previeni il rischio di pazienti che non si presentano il giorno della vaccinazione: saranno sostituiti da altri pazienti disponibili.

Vuoi un aiuto in più per i pazienti più anziani? C'è il centro prenotazioni

 

Hai paura che i tuoi pazienti, specie quelli più anziani, non saranno in grado di prenotare online?

Innanzitutto consideriamo che, anche tra gli anziani, alcune abitudini stanno cambiando:

  • In Italia sono stati vaccinati contro il Covid 17 milioni di over 60 che, nella maggior parte dei casi, hanno prenotato l’appuntamento online
  • Le pubbliche amministrazioni, tra cui il sito INPS, richiedono lo SPID per accedere a servizi come quelli legati alla pensione
  • La pandemia ha accelerato l’uso del digitale da parte degli over 65: il 51% usa internet e il 48% usa i social media, stando ai dati Censis

Teniamo presente, inoltre, che molti pazienti anziani in genere hanno un parente che si prende cura di loro. MioDottore ha considerato anche questa esigenza: è possibile aggiungere uno o più familiari connessi al paziente o, nel caso dei minori, il legale rappresentante, che potranno effettuare le prenotazioni.

Vuoi comunque garantire un supporto ulteriore ai tuoi pazienti? Con il Centro Prenotazioni ti viene assegnato un numero di telefono univoco, attivo dalle 8:00 alle 20:00 (e dalle 8:00 alle 13:00 il sabato). Quando il paziente chiama un operatore lo supporta nella prenotazione online.

Saranno girate a te e alla tua segreteria solo le chiamate che richiedono il vostro intervento.

Quanti pazienti ti hanno chiamato (e scritto) oggi?

Con MioDottore semplifichi la comunicazione, riduci le richieste dei pazienti e guadagni tempo per te e per i tuoi collaboratori.

Guarda come funziona

Conclusioni

Con tutti gli impegni e i compiti da portare a termine in uno studio di medicina generale o pediatria, è fondamentale cercare di ottimizzare il lavoro, risparmiando tempo e denaro. Ciò è valido non solo per i medici, ma anche e soprattutto per i collaboratori di studio: la segreteria, ad esempio, è continuamente impegnata con compiti stressanti e ripetitivi, e in questo modo è possibile dare una mano anche a loro, liberando il loro tempo affinché si occupino delle attività davvero fondamentali per far funzionare il tuo studio.