1 Medico di Famiglia su 3 già usa sistemi digitali per gestire gli appuntamenti e il 19% usa le prenotazioni delle visite online. Ecco i principali vantaggi.
Prenotazioni delle visite online: sì o no? Accanto ai fedelissimi del telefono cresce il numero di chi si affida a sistemi più veloci, comodi ed efficienti. Da un sondaggio realizzato da MioDottore presso i Medici di Famiglia è emerso, ad esempio, che 1 medico su 3 già utilizza sistemi elettronici per la presa appuntamenti e, tra questi, il 19% usa applicazioni specifiche per le prenotazioni delle visite online.
I vantaggi? Si risparmia sicuramente tempo, ma si va anche incontro alle esigenze dei pazienti. E si libera la segreteria da attività ripetitive e non urgenti. Ecco nel dettaglio quali risultati si possono ottenere.
Prenotazioni visite online, i vantaggi:
- Riducono le telefonate e il carico amministrativo
- Semplificano il lavoro dei collaboratori di studio
- Ottimizzano la gestione della sala d’attesa
- Rispondono alle esigenze dei pazienti e riducono le lamentele
- Educano i pazienti all’uso di sistemi che garantiscono la privacy
- Bonus: e se potessi utilizzarle anche per gestire le urgenze?
1. Le prenotazioni mediche online riducono le telefonate e il lavoro amministrativo
Dall’indagine realizzata con i Medici di Famiglia è emerso che in media un MMG riceve fino a 800 telefonate e messaggi dai pazienti ogni settimana, ma meno del 30% delle richieste riguarda questioni cliniche. Il restante 70% sono principalmente richieste di appuntamenti e prescrizioni, come spiegano gli stessi MMG.
Ha ancora senso intasare il telefono e bloccare il tempo del medico o dei collaboratori quando tutto questo può essere automatizzato? Con un sistema di prenotazione online come MioDottore per MMG e Pediatri il paziente può prenotare in autonomia, negli slot orari resi disponibili del medico. Gli appuntamenti vengono automaticamente aggiunti nell’agenda ed è possibile ricevere notifiche per ogni nuovo appuntamento, spostamento o cancellazione.
Il 43% dei pazienti presenti su MioDottore già utilizza le prenotazioni di visite online con il proprio medico di famiglia o pediatra. In più, attraverso il Centro prenotazioni telefonico per MMG e Pediatri è possibile supportare i pazienti nell'utilizzo di questo strumento ed eliminare completamente le telefonate relative ad appuntamenti e richieste di prescrizione.
2. Gli appuntamenti online semplificano il lavoro della segreteria
Ipotizzando che ogni chiamata o messaggio per la richiesta di appuntamento richieda circa tre minuti, attraverso le prenotazioni di visite online si risparmiano ore preziose per i collaboratori di studio, che potranno dedicarsi ad attività più urgenti.
Non solo: il coordinamento tra medico e segreteria sarà immediato, grazie alla possibilità di condividere l’agenda, aggiornata in tempo reale.
Per i medici che lavorano in gruppo o in rete è prevista una gestione avanzata che consente ai collaboratori di studio di accedere da un'unica vista agli appuntamenti di tutti i medici dell'ambulatorio.
3. Gli appuntamenti online aiutano Medici di Famiglia e Pediatri a ottimizzare la sala d’attesa
Il numero di medici che prevedono l’accesso libero in ambulatorio è ormai residuale: solo il 16% dei medici di famiglia non prende appuntamenti, stando ai dati raccolti da MioDottore. L’accesso, su prenotazione permette, infatti, di evitare assembramenti, tempi di attesa eccessivi per i pazienti, concentrazione di troppe visite in un solo giorno, che costringono il medico a fermarsi in ambulatorio oltre l’orario di apertura.
Adottando un sistema digitale, come MioDottore per Medici di Famiglia e Pediatri, si prevengono ulteriori problemi e imprevisti e si ottimizza la gestione delle visite. Ad esempio è possibile inserire diverse prestazioni prenotabili (es. visita medica generica in convenzione, vaccino, bilancio di salute). In questo modo il rischio di commettere errori - sovrapposizioni di appuntamenti, visite fissate durante altri impegni, ecc - è pressoché annullato.
È più semplice, inoltre, gestire le priorità, perché si possono impostare disponibilità e durate differenziate a seconda della prestazione.
Infine, attraverso il check-in online, il medico potrà inserire un questionario che ogni paziente dovrà obbligatoriamente compilare per prenotare. In questo modo sarà possibile sapere in anticipo il motivo della visita o ottenere altre informazioni utili.
3. Meno lamentele e pazienti più soddisfatti
Quanti pazienti si lamentano perché trovano il telefono sempre occupato? Con le prenotazioni mediche online i pazienti:
- Potranno prenotare l'appuntamento in qualunque momento, senza essere obbligati a chiamare negli orari di ambulatorio (che spesso coincidono con gli orari lavorativi)
- Riceveranno un messaggio di conferma e un promemoria che gli ricorda l'appuntamento
- Saranno rassicurati dalla possibilità di vedere le disponibilità del medico
Si tratta di uno strumento che semplifica l'accesso, riduce le distanze e migliora la relazione, come è dimostrato dal fatto che il 74% dei pazienti consiglierebbe questo metodo di prenotazione a familiari e amici.
Lo stesso Accordo Collettivo Nazionale, all’articolo 35, comma 6, stabilisce che:
“Le visite nello studio medico sono di norma erogate attraverso un sistema di prenotazione, salvo diversa valutazione del medico”
4. Le prenotazioni di visite online educano i pazienti all’uso di sistemi che garantiscono la privacy
Nell’ultimo anno MioDottore ha promosso diversi momenti di confronto con medici di medicina generale, pediatri e pazienti. È emerso che l’accesso online delle visite, oltre ad alleggerire la pressione sugli ambulatori e semplificare l’accesso alle cure, può aiutare ad educare i pazienti all’uso di sistemi conformi alle normative sulla privacy. Occorre infatti considerare che:
- I pazienti sono ormai abituati all’uso di sistemi online, anche nell’ambito della salute (pensiamo alle prenotazioni dei vaccini Covid-19)
- La prenotazione di una visita non richiede abilità informatiche particolari ed è alla portata di tutti
- I pazienti più anziani possono contare sul supporto di familiari (MioDottore, ad esempio, prevede la possibilità di prenotare visite per propri familiari)
Partendo da un’azione semplice, come la prenotazione di una visita, medici di famiglia e pediatri possono quindi abituare gradualmente i propri assistiti ad usare sistemi digitali specificamente pensati per la comunicazione medico-paziente, in grado di garantire la protezione dei dati personali.
Bonus: prenotazioni online e gestione delle urgenze
Qualche linea di febbre, un dubbio sulla terapia da assumere, un’informazione di carattere clinico… Ci sono pazienti che chiamano in ambulatorio perché hanno effettivamente bisogno di parlare con il medico. A seconda della prassi adottata queste chiamate vengono filtrate dalla segreteria, oppure arrivano direttamente al medico. Capita che il paziente trovi la linea dello studio occupata e debba continuare a provare, come capita che il medico sia interrotto mentre sta visitando un altro paziente.
Con le prenotazioni online si possono gestire in modo più efficiente anche queste situazioni. MioDottore per Medici di Famiglia e Pediatri ha previsto, infatti, la possibilità di inserire tra le prestazioni prenotabili anche l’appuntamento telefonico. Il paziente che ha bisogno di parlare con il medico prenota uno slot orario in cui il medico potrà richiamarlo. Meno interruzioni per il medico, meno preoccupazioni per il paziente. Un ulteriore strumento che permette di gestire il carico di richieste, migliorare la relazione, concentrarsi sull’attività clinica.
