Produttività, visibilità e fatturazione del tuo studio medico: 5 problemi pratici (e 5 risorse da consultare)

Conosciamo bene alcuni dei problemi che, certamente, affronti ogni giorno. Per ciascuno di essi, tuttavia, abbiamo alcune indicazioni utili e, soprattutto, delle risorse gratuite che puoi consultare da subito per risolverli! Guardiamoli insieme...

Cosa troverai in questo articolo?

• Stai utilizzando gli strumenti più adeguati alle esigenze del tuo studio?
• 1. Fatturazione
• 2. “Multitasking integrato”
• 3. Una piattaforma che consenta ai pazienti di trovarti, conoscerti, sceglierti
• 4. Strumenti per migliorare e velocizzare la comunicazione con i pazienti
• 5. Una fonte precisa e affidabile per aggiornarti sui nuovi strumenti per studi medici

Stai utilizzando gli strumenti più adeguati alle esigenze del tuo studio?

Se capita spesso (a te o ai tuoi collaboratori) di lavorare ben oltre l’orario di apertura, se i task amministrativi e di gestione dello studio continuano ad accumularsi e soprattutto se capita spesso che persino operazioni apparentemente “semplici” come la gestione degli appuntamenti e i follow-up con i pazienti continuano ad accumularsi, la risposta probabilmente è: “no”. 

Utilizzando gli strumenti tecnologici più adeguati, potresti invece aumentare in maniera netta la produttività e, soprattutto, farlo in un modo che ti consenta di risparmiare anche tempo prezioso. 

Senza contare che anche piccoli “contrattempi” nella comunicazione con il paziente o nella gestione degli appuntamenti, oltre a farti perdere slot orari preziosi, possono anche creare una esperienza non ottimale per il paziente, e sappiamo bene quanto sia importante la “patient experience” per fidelizzare i nuovi pazienti e mantenere quelli già fidelizzati.

Per un professionista sanitario, dunque, è necessario capire quali sono gli strumenti più adatti e quali, invece, evitare o eliminare. 

Non esistono tuttavia delle soluzioni “universali” per chiunque e, dunque, abbiamo qui elencato una serie di strumenti e suggerimenti che rispondono a diverse esigenze. Inoltre, abbiamo deciso di fornirti, per ciascuno di essi, una risorsa utile per approfondire tra quelle che abbiamo a disposizione per professionisti della salute come te. 

1. Fatturazione

Uno degli aspetti principali della gestione di uno studio privato è sicuramente quello inerente a fatturazione e contabilità.  D’altronde fatture errate o mancanti, storni e scadenze sono solitamente il peggior incubo dei reparti di contabilità delle strutture mediche. 

Dunque, può essere molto vantaggioso disporre di un gestionale medico che consenta il pieno controllo degli eventi e dei processi economici e finanziari. Per quanto riguarda la fatturazione, in particolare, sarebbe necessario che tu disponga di:

• un sistema di fatturazione “ad hoc”, pensato esclusivamente per medici e specialisti, quindi ritagliato attorno alle tue esigenze
• Un sistema che ti consenta di visionare e controllare, In un unico luogo, tutti gli aspetti della tua attività: visibilità, produttività e, appunto, aspetti amministrativi.
• La possibilità di poter emettere fatture fisiche ed elettroniche.

Sotto questo aspetto, conviene riflettere su quale, tra i sistemi attualmente sul mercato, rifletta maggiormente le esigenze di una struttura come la tua, anche tenendo conto delle particolarità del settore sanitario.

Come già accennato utilizzare un software gestionale non “generico”, bensì pensato per la tua professione, potrebbe essere la scelta più conveniente e, soprattutto, integrata con gli altri aspetti della gestione della tua struttura, come spieghiamo anche in questo articolo.

2. “Multitasking integrato”

Cosa intendiamo con questo termine? Le attività che richiedono la tua attenzione e quella dei tuoi collaboratori sono molteplici ma hanno un denominatore comune: il paziente. Dalla presa appuntamento fino al follow-up dopo la visita, tutto ruota, in un certo senso, attorno alla gestione dei tuoi pazienti. Al tempo stesso, però, queste attività richiedono un certo livello di “multitasking” che può essere molto dispendioso in termini di tempo e non sempre ottimale.

Esistono ovviamente diversi strumenti che gestiscono i singoli aspetti della gestione quotidiana di un’attività come la tua ma, a questo punto, è chiaro che sia più utile, nel caso in oggetto, un sistema che ti consenta di mettere insieme e integrare tutte queste attività, gestendole in un unico posto.

Esistono diversi software gestionali per studi e centri medici, quindi se vuoi avere maggiori informazioni su cosa “cercare” nel tuo caso, ti rimandiamo a questo contenuto del nostro Blog.

In generale, comunque, quando sceglierai il gestionale che fa per te, consigliamo di puntare su quello che ti consente di monitorare e organizzare più attività possibili in un solo sistema, dalla promozione online del tuo studio alla prenotazione, passando per la gestione delle chiamate e la comunicazione medico-paziente.

3. Una piattaforma che consenta ai pazienti di trovarti, conoscerti, sceglierti

Abbiamo già parlato altre volte del fatto che, ancora oggi, esista una certa “riluttanza” da parte di alcuni professionisti per quanto riguarda la presenza su piattaforme online, tuttavia questo trend sta decisamente cambiando in positivo e sempre più dottori, ma soprattutto sempre più pazienti, usano siti e portali dedicati per raccogliere informazioni sui professionisti prima di rivolgersi a loro. 

MioDottore, che è il più grande portale di prenotazioni mediche in Italia, conta oggi una media di 6 milioni di visitatori ogni mese, tutti potenziali pazienti in cerca di un centro o uno studio.

Ovviamente, l’aspetto interessante di un buon portale medico è che consente anche all’utente non solo di trovarti, ma anche di sceglierti, e dunque di contattarti e di prenotare una visita presso il tuo studio. 

Questo tipo di strumento, inoltre, non è solo utile per aumentare il potenziale bacino di pazienti ma anche per consentire a chi già ti conosce e si rivolge da tempo a te di avere a disposizione uno strumento ulteriore per contattarti e prenotare una visita direttamente online e con pochi click, senza doverti chiamare e, dunque, evitando anche di “intasare” il tuo telefono con continue telefonate. 

Puoi scoprire di più su come farti trovare (e scegliere) dai pazienti consultando questa guida gratuita

4. Strumenti per migliorare e velocizzare la comunicazione con i pazienti

In media, ogni telefonata che ricevi da un paziente, anche solo per prenotare o rimandare la visita o per una semplice informazione, dura diversi minuti. Ora, moltiplica questa chiamata per 20, 30 o 40 volte ogni giorno. 

Senza contare il problema delle chiamate perse, che ti costringe a ricontattare i pazienti che hanno provato a contattarti senza successo (o a perdere potenziali appuntamenti).

La comunicazione medico-paziente è molto importante, dunque, per la tua produttività e anche per la soddisfazione dei tuoi assistiti. 

Fortunatamente, esistono strumenti che ti consentono di renderla più efficace, veloce e funzionale alle tue esigenza, in particolare:

• Sistemi di chat e messaggistica: sono molto utili perché ti consentono di velocizzare la comunicazione e di poterti aggiornare in maniera semplice ed efficace con il paziente su qualsiasi cosa, dall’efficacia di una terapia a un’informazione sulla prossima visita

• Promemoria automatizzati: sono fondamentali per risolvere un altro serio problema di ogni studio medico, ossia i pazienti assenteisti e ritardatari, senza doverti preoccupare di inviare un singolo messaggio a ciascun paziente (con conseguenti perdite di tempo enormi per te o il tuo collaboratore).

Un semplice promemoria automatizzato (via mail o SMS) può ridurre fino al 65% le probabilità che il pazienti dimentichi l’appuntamento. 

Puoi trovare maggiori informazioni sugli strumenti e i metodi per ottimizzare la comunicazione medico-paziente su questa pagina. 

5. Una fonte precisa e affidabile per aggiornarti sui nuovi strumenti per studi medici

Essere costantemente aggiornati sulle novità, i problemi e le soluzioni offerti dal mondo digitale è piuttosto importante al giorno d’oggi, perché consente di trovare risposte in un campo dove la reperibilità di informazioni è meno semplice, almeno nel nostro Paese (che sta comunque recuperando il gap con gli altri Paesi della UE sotto questo aspetto).

Ci permettiamo dunque di segnalarti un paio di risorse utili per future ricerche:

• Il Blog di MioDottore, dove puoi consultare articoli e infografiche sui temi della medicina digitale, della gestione dello studio o centro medico, della comunicazione con i pazienti e del marketing medicale.

• Le nostre guide, ossia gli eBook gratuiti che puoi scaricare e consultare su questa pagina

• MioDottore Connect, la nostra Community della Sanità Digitale, specializzata in eventi di informazione e networking per i Leader dell'Healthcare e dell'Innovazione.

Se cercavi un posto per ottenere più informazioni e “dritte” sulla medicina digitale, insomma, speriamo e crediamo che tu abbia appena trovato quello giusto!