Come gestire le comunicazioni con i pazienti e anticipare le richieste di prenotazione durante le feste natalizie

In questo articolo, ti daremo alcuni suggerimenti su come gestire la comunicazione con i pazienti durante le vacanze di Natale, per evitare il caos organizzativo e per iniziare da subito a ricevere prenotazioni per il nuovo anno in modo efficiente.

Cosa troverai in questo articolo?

• I pazienti vanno in vacanza, i loro bisogni no
• Gestire le comunicazioni con i pazienti nelle feste natalizie: perché è importante
• Cambi di orario nel periodo natalizio: informa subito i tuoi pazienti
• Consigli sulla salute: il Natale è un buon momento per fare prevenzione
• Prenotazioni dei pazienti: gioca d’anticipo in vista del prossimo anno
• Consenti ai pazienti di prenotare in autonomia per il prossimo anno
  
  

I pazienti vanno in vacanza, i loro bisogni no

Probabilmente, il tuo studio chiuderà per qualche giorno: ciò non impedirà ai pazienti di cercarti di continuo, anche se in quei giorni non stai lavorando, a meno che tu non comunichi loro in anticipo gli orari di apertura e chiusura nel periodo natalizio. 

Gestire le comunicazioni con i pazienti nelle feste natalizie: perché è importante

Comunicare con i pazienti durante le vacanze di Natale è importante per mantenere una buona relazione medico-paziente e garantire che le esigenze mediche siano gestite in modo adeguato anche durante questo periodo festivo.

Per questo, risulta utile inviare comunicazioni preventive ai pazienti, informandoli sugli orari di apertura durante le festività e su come possono contattare la struttura medica in caso di emergenza.

Cambi di orario nel periodo natalizio: informa subito i tuoi pazienti

Se la tua struttura medica ha orari speciali durante le vacanze, assicurati che i pazienti siano informati in anticipo su tali modifiche.

• Configura un risponditore automatico o una segreteria telefonica con informazioni chiare riguardanti gli orari di ufficio durante le festività e le istruzioni su come procedere in caso di emergenza.
• Portale online: se disponi di un profilo su un portale online dedicato, come MioDottore, puoi usarlo per inserire/eliminare le disponibilità del periodo natalizio.
• Servizio di reperibilità: nel caso in cui fornisci un servizio di reperibilità, assicurati che i pazienti siano consapevoli di come utilizzarlo e di quali situazioni costituiscono un'emergenza.
• Social media: se hai dei profili ufficiali del tuo studio sui social, come ad esempio la tua pagina Facebook ufficiale, usala per comunicare i cambi di orario ai tuoi pazienti: in molti usano i social e potranno leggere le novità per il periodo natalizio direttamente da lì.

Consigli sulla salute: il Natale è un buon momento per fare prevenzione

Fornisci consigli sulla salute specifici per le festività, come suggerimenti per gestire lo stress, evitare le infezioni e affrontare eventuali problemi di salute tipici di questa stagione. 

Puoi farlo tramite i tuoi profili social, il tuo sito web e anche utilizzando uno strumento che ti permetta di inviare comunicazioni massive ai tuoi pazienti.

Nelle tue comunicazioni, mostra empatia e comprensione per le esigenze dei pazienti durante le festività. Riconosci che questo periodo può essere stressante per molti, quindi cerca di essere comprensivo e disponibile. 

I pazienti apprezzano molto uno specialista che sa fare divulgazione in modo semplice e funzionale, e sicuramente questo tipo di comunicazioni può aiutarti a raggiungere nuovi potenziali pazienti e fidelizzare quelli che già ti conoscono e apprezzano.

Prenotazioni dei pazienti: gioca d’anticipo in vista del prossimo anno

Spesso, in questo periodo gli studi si trovano ad affrontare un aumento significativo della richiesta di prenotazioni anticipate per l'inizio del nuovo anno. 

Tuttavia, durante questo periodo, potresti incontrare diverse difficoltà nel soddisfare tale domanda. Ciò potrebbe comportare una perdita di potenziali prenotazioni future e un aumento sproporzionato del volume di chiamate, email e incontri di persona per le prenotazioni, generando un caos organizzativo complessivo.

Consenti ai pazienti di prenotare in autonomia per il prossimo anno

Dopo la pandemia, abbiamo assistito a una transizione progressiva verso un mondo sempre più influenzato dalla tecnologia, e il settore sanitario non è stato un'eccezione. 

Attualmente, prenotare una visita online presso uno studio medico è più accessibile che mai, consentendo ai pazienti di selezionare un appuntamento con pochi clic, sia da smartphone che da pc o tablet. Molti studi e centri offrono questa opzione direttamente sul proprio sito web, mentre altri si avvalgono di piattaforme di prenotazione online come MioDottore.

Questa tecnologia si rivela estremamente utile e semplice per il tuo studio, assumendo un'importanza ancora maggiore durante il periodo natalizio per vari motivi:

• Con un sistema di prenotazioni online, come quello di MioDottore, è più agevole riempire gli slot vuoti nell'agenda degli appuntamenti, grazie alla possibilità di ricevere prenotazioni sia via telefono che attraverso il web.
• I pazienti mostrano sempre più preferenza nell'utilizzare siti web o app per prenotare visite, rispetto alla tradizionale chiamata telefonica, tendenza valida in ogni periodo dell'anno.
• I pazienti hanno la possibilità di prenotare 24 ore al giorno, sette giorni su sette, consentendo un notevole risparmio di tempo e una riduzione del carico di lavoro per il personale. 
• Inoltre, visualizzando il calendario online dei medici, i pazienti possono individuare giorni e orari disponibili senza ulteriori comunicazioni.

Durante le vacanze natalizie, pur presentando alcune sfide nella gestione della clientela negli studi medici, rappresentano anche un'opportunità per rafforzare il legame con i pazienti e fidelizzarli. L'importante è sfruttare i mezzi di comunicazione adeguati

È fondamentale continuare a fare affidamento sulle nuove tecnologie di gestione delle prenotazioni online anche durante le festività. In questo modo, sia i medici che i pazienti possono beneficiare di numerosi vantaggi offerti da una buona pianificazione e dagli strumenti adatti, semplificando il lavoro del personale e offrendo al paziente un'esperienza unica che lo porterà senz’altro a tornare nel tuo studio anche il prossimo anno