Visite cancellate nel tuo studio dentistico: come prevenirle

Pazienti che disdicono le visite o che, ancor peggio, non si presentano nel tuo studio dentistico: quali sono le cause principali e com’è possibile ridurre al minimo questa possibilità? 

Cancellazioni dei pazienti: Come Diminuire i No-Show nel tuo studio dentistico

Le visite cancellate e i no-show (ovvero quando i pazienti non si presentano a visita) possono costare molto al tuo studio dentistico, non solo finanziariamente: con la cancellazione delle visite, infatti, ci si trova ad avere degli slot nell’agenda dei tuoi specialisti che irrimediabilmente restano vuoti. Dunque diminuire le cancellazioni dei pazienti e i no-show è di vitale importanza per la crescita del tuo studio.

Sappiamo tutti piuttosto bene quanto sia difficile amministrare uno studio dentistico: trovare i pazienti giusti, aumentare il volume di prenotazioni e coordinare le presenze in studio sono già compiti ardui da portare avanti su base quotidiana, per non parlare della preparazione della sala, della gestione dei pazienti in sala d’attesa e le riunioni col personale.

Ma cosa succede quando un paziente non si presenta a visita?

I no-show possono creare disagio per ogni membro del team, dal dentista all’assistente, passando per l’odontotecnico e persino l’igienista: più articolata è la visita e peggio sarà per lo studio.

Tuttavia, anche se avere dei no-show occasionali è inevitabile, è possibile prendere delle misure di prevenzione per diminuire le cancellazioni dei pazienti e i no-show in generale. Tutto ciò che c’è da fare è comprendere cosa c’è alla base delle cancellazioni dei pazienti e come organizzarsi con il personale della tua segreteria.

Iniziamo la nostra indagine dalle motivazioni principali per le quali i pazienti non si presentano a visita.

I motivi principali dietro le cancellazioni dei pazienti nel tuo studio dentistico

Ecco alcune delle motivazioni più comuni secondo le quali i pazienti spesso non si presentano a visita, insieme con le strategie più utili per prevenirle.

Tempi di attesa troppo lunghi

Ridurre il tempo trascorso in sala d'attesa è fondamentale per migliorare la soddisfazione del paziente e quindi, allo stesso tempo, ridurre al minimo anche le cancellazioni e i no show. Ti sei mai chiesto quanto tempo devono aspettare i tuoi pazienti prima di poter fare la propria visita?

Spesso, se i tempi di attesa sono estremamente lunghi, i tuoi pazienti saranno meno propensi a prenotare e presentarsi al prossimo appuntamento. E ciò, naturalmente, si traduce con una perdita del paziente che può rivolgersi a uno dei tuoi competitor.

Diverse ricerche hanno stabilito che più dell’80% dei pazienti considera importante la quantità di tempo trascorso in sala d'attesa e che, dunque, è un elemento determinante per la loro esperienza complessiva. Dai nostri studi, invece, è emerso che c’è una correlazione tra il tempo trascorso in attesa e la valutazione media di un medico: capita spesso che le recensioni cattive siano legate non alle prestazioni, bensì ai tempi di attesa interminabili di tanti studi dentistici.

Ciò non sorprende, specie dal momento che i pazienti considerano questo tempo perso come parte del servizio totale, portando ad una percezione negativa circa le cure che hanno ricevuto.

D'altronde, succede spesso che i ritardi prolungati siano il risultato di una strategia di gestione della comunicazione interna allo studio dentistico che può essere migliorata grazie a pochi, semplici accorgimenti. Capita spesso infatti che vi siano errori di pianificazione e problemi di organizzazione, con appuntamenti che si accavallano o troppo ravvicinati tra loro.

Quando un'attesa più lunga del solito non può essere evitata, ci sono alcune strategie di comunicazione dello studio dentistico che potrebbero aiutare a limitare la frustrazione e la noia del paziente, magari con una connessione wifi e una TV in sala d’attesa. Ancora più importante, lascia che i tuoi pazienti sappiano fin dall'inizio quanto tempo dovranno passare in sala d'attesa, magari dando loro aggiornamenti a intervalli regolari.

Ecco perché è fondamentale ottimizzare le operazioni dello studio odontoiatrico con software professionali di marketing odontoiatrico e strumenti di pianificazione e prenotazione delle visite online che aiutino il tuo staff a ottimizzare la gestione del tuo centro, come MioDottore.

I pazienti non comprendono l’importanza del trattamento

A volte capita che i pazienti dimentichino di avere un appuntamento, e in tal caso è fondamentale avere un sistema in grado di inviare ai pazienti un promemoria della visita imminente. Tuttavia, a volte i promemoria per gli appuntamenti non bastano. La mancanza di consapevolezza e la corretta comprensione dei trattamenti e delle procedure ortodontiche è una delle cause principali della cancellazione delle visite o dei no-show.

Quando i pazienti prenotano una visita nella tua struttura, è importante che capiscano cosa comporta la procedura e quali sono i benefici per la loro salute.

Educare il paziente è estremamente importante. Bisognerebbe sempre condividere informazioni e immagini sulla salute della nostra bocca (anche attraverso i principali social network o delle vere e proprie campagne pubblicitarie), e discutere insieme ai pazienti del trattamento specifico di cui hanno bisogno. 

Politica delle cancellazioni: perché è importante averla

Uno studio odontoiatrico con una politica di cancellazione trasparente e ben definita ha meno probabilità di ricevere cancellazioni all'ultimo minuto e no-show dei pazienti.

Per esempio, è possibile specificare che i pazienti sono autorizzati a cancellare fino a 48 ore prima della loro nomina, dopo di che verrà applicata una penale per le cancellazioni. 

Assicurati che la politica per le cancellazioni dei pazienti sia espressa non solo verbalmente, ma anche per iscritto. Rendilo chiaro anche sul tuo sito web e nelle mail che mandi ai pazienti, così come nei promemoria degli appuntamenti. 

Alcuni dentisti credono che questa pratica possa allontanare i pazienti per paura delle penali ma, al contrario, una politica chiara è più efficace per mettere in risalto la professionalità del tuo studio. E, quando le persone prenoteranno un appuntamento da te, saranno pienamente consapevoli dell’impegno che stanno prendendo e più preparati ad accettare la responsabilità del non presentarsi a visita o cancellare oltre i limiti consentiti.

In conclusione...

Abbiamo analizzato tutte le cause che sono alla base delle visite cancellate dei pazienti, e spesso è semplicemente una mancanza di comunicazione efficace tra medico e paziente o, ancora, tra i membri interni dello staff del centro.

In questo caso potrebbe essere utile uno strumento onnicomprensivo che non solo gestisca le prenotazioni online e invii promemoria delle visite ai pazienti, ma che possa anche servire come sistema di messaggistica istantanea, come il gestionale all-in-one di MioDottore che ti consente di inviare promemoria e conferme degli appuntamenti, gestire le cartelle cliniche e le prenotazioni online, comunicando col tuo staff in maniera semplice e veloce.