Comunicazioni via mail con i pazienti: consigli ed errori da non commettere

Una comunicazione efficace tra medico e paziente è essenziale per migliorare il tuo studio medico e fornire un servizio di qualità per i tuoi clienti, e le email sono tra gli strumenti di comunicazione prediletti nella medicina digitale.

Ecco un articolo che ti spiegherà gli errori da non commettere nelle comunicazioni via mail con i pazienti e ti offrirà qualche dritta utile per raggiungere al meglio i tuoi assistiti tramite questo mezzo di comunicazione sempre più importante.

Cosa troverai in questo articolo?

• Perché comunicare bene con i pazienti è fondamentale?
• Email con i pazienti: uno strumento sempre più usato
• Comunicazioni via mail con i pazienti: consigli utili per utilizzarle al meglio
• Gli errori da evitare nella comunicazione email con i pazienti
• Conclusioni

Perché comunicare bene con i pazienti è fondamentale?

Curare la comunicazione con i pazienti è importante per stabilire un buon rapporto con la propria clientela e per fornire un’assistenza sanitaria di ottima qualità. 

Spesso, infatti, capita che la maggior parte delle insoddisfazioni e dei reclami che riguardano gli studi medici siano dovuti a una cattiva coordinazione nella comunicazione medico-paziente.

Le capacità comunicative e interpersonali di un medico comprendono non solo la capacità di raccogliere informazioni al fine di dare una diagnosi accurata e consigliare in modo opportuno una terapia da seguire e rimanere in contatto con il paziente, ma anche la capacità di rispondere efficientemente ai messaggi e alle email. Con l’avvento della tecnologia, oggi i canali di comunicazione si sono letteralmente moltiplicati, e comunicare con i pazienti tramite email è ormai all’ordine del giorno.

Email con i pazienti: uno strumento sempre più usato

La comunicazione non è mai stata così veloce grazie a tutte le funzionalità che ci dà la messaggistica odierna. Ogni giorno, infatti, inviamo e riceviamo centinaia messaggi in pochi secondi, facilitando la trasmissione delle informazioni necessarie e ciò può essere di notevole aiuto non solo per migliorare la coordinazione tra medico e paziente, ma anche per ampliare e ottimizzare i propri servizi. 

L'email è sempre più utilizzata come strumento di comunicazione prediletto in diversi settori commerciali e l'ambito sanitario non fa eccezione. Con la presenza costante di Internet, smartphone, servizi di messaggistica istantanea e social media, i pazienti desiderano sempre più di poter comunicare elettronicamente con i loro MMG e i centri medici di fiducia. Sebbene inizialmente gli operatori sanitari fossero più restii ad abbracciare gli strumenti messi a disposizione dalla telemedicina, la loro efficacia e rapidità consente di mantenere non solo un ottimo rapporto con i propri pazienti ma anche di risparmiare tempo e risolvere più problemi in un lasso di tempo minore.

Le email, in particolar modo, sono utilizzate da tantissime persone, più e meno giovani: spesso e volentieri, infatti, vengono utilizzate anche per trasmettere informazioni importanti come esiti di esami, ricette mediche e prescrizioni di piani terapeutici.

Vengono impiegate sempre più spesso in sostituzione delle chiamate telefoniche, e sia gli studi medici che le cliniche private possono trovarsi a dover affrontare anche un gran numero di mail su base giornaliera. 

Comunicazioni via mail con i pazienti: consigli utili per utilizzarle al meglio

L’utilizzo delle e-mail ha molti più pregi che difetti e può aiutare molto a ottimizzare la comunicazione con i clienti. È veloce, facile, affidabile e può aiutare a mantenere un buon rapporto con i pazienti che hanno bisogno della tua assistenza ma che, per diversi motivi, non possono recarsi personalmente nel tuo studio medico.

La posta elettronica può certamente essere uno strumento di comunicazione prezioso che fa risparmiare tempo, se utilizzata correttamente, ma può anche creare problemi per i medici se non viene utilizzata con attenzione.

1. Usa un indirizzo email o un portale sicuro per comunicare con i tuoi pazienti

In alternativa all'email molti ambulatori utilizzano sempre più app per comunicare elettronicamente con i pazienti, proprio come accade con MioDottore Premium. I portali per mettere in contatto medici e pazienti utilizzano un'interfaccia web sicura per dare ai pazienti una piattaforma di comunicazione efficiente con accesso immediato a determinate informazioni sanitarie, come i risultati dei test diagnostici, i promemoria e le comunicazioni con i pazienti. 

2. Utilizza le email per migliorare il tuo servizio

Le email possono essere utili per inviare aggiornamenti automatici sugli appuntamenti. I promemoria, infatti, non solo portano più pazienti nel tuo studio, ma migliorano anche l’affidabilità del tuo studio medico. Con i promemoria inviati tramite e-mail e notifica in-app sia tu che i tuoi pazienti potrete rimanere aggiornati sulle visite da effettuare durante la giornata.

Le mail sono un'opzione conveniente poiché quasi tutti le utilizzano e molti dei tuoi pazienti possono avere facilmente accesso ad essa anche dal proprio smartphone. Naturalmente, il consiglio è di limitare le email alle comunicazioni importanti, altrimenti potrebbe esserci la possibilità che possano finire nella cartella spam del destinatario.

3. Conserva i messaggi dei pazienti

Siccome i pazienti possono inviare aggiornamenti sulle loro condizioni di salute anche tramite mail, è fondamentale tener conto di queste informazioni anche nelle loro cartelle cliniche. Tutto ciò può tornare utile per le visite future, dove ti basterà consultare i messaggi salvati del paziente appena prima della visita. 

Con i sistemi gestionali del settore sanitario come MioDottore puoi ottenere facilmente lo storico delle chat con i tuoi pazienti, utile per inviare informazioni importanti ma anche tenere traccia dei loro sintomi nelle cartelle cliniche.

Inoltre, i sistemi di chat integrati nelle agende online possono anche tornare utili per rispondere a ulteriori dubbi o domande delle persone che vengono a visita, grazie a un sistema veloce e affidabile che ti fa risparmiare tempo, offrendo un’assistenza di qualità per i tuoi pazienti.

4. Sii chiaro nella comunicazione con i pazienti

Nella comunicazione con i pazienti è essenziale essere chiaro e comprensibile per aiutarli a comprendere bene cosa è contenuto nel testo della tua email, specialmente nel caso dell’invio di referti medici e piani terapeutici. Anche nel caso vengano utilizzati diversi tecnicismi, dunque, è bene mettere al corrente il paziente del loro significato e rimanere a disposizione per ogni dubbio in merito.

Gli errori da evitare nella comunicazione email con i pazienti

Nella comunicazione email è essenziale rispettare la privacy del paziente, così come è fondamentale controllare a intervalli regolari la propria casella di posta per evitare l’accumulo di email senza risposta. Scopriamo quali sono gli errori da evitare nella comunicazione email con i pazienti.

Se decidi di rivolgerti a un sistema gestionale per il settore sanitario, assicurati che attraverso il sistema venga rispettata la GDPR: acronimo di General Data Protection Regulation, si tratta di una normativa europea per il trattamento e la protezione dei dati, che assicura di salvaguardare la privacy del paziente nella comunicazione con i medici e le strutture sanitarie. 

5. Non attendere troppo a lungo per rispondere

Più tempo impiegherai a rispondere e più ne risentirà la comunicazione con il paziente. Ciò accade soprattutto se i pazienti ti hanno inviato un'e-mail con una domanda urgente e coni in attesa di una risposta. In questo caso, il consiglio è di non attendere troppo a lungo prima di rispondere con una mail.

Inoltre, non rispondere in tempi ragionevoli alle mail dei pazienti fa sì che non solo le mail si accumulino nella tua casella di posta, ma che gli stessi pazienti possano scriverti più e più volte senza esito.

Durante la giornata lavorativa, stabilisci una finestra di tempo dove dedicarti alle mail. Un consiglio essenziale è quello di optare per le  risposte automatizzate alle mail, inviate automaticamente dal sistema fuori dall’orario di lavoro. Questa misura è ottima per informare i tuoi pazienti del fatto che il tuo studio medico è chiuso e che riceveranno risposta solo negli orari da te stabiliti.

6. Assicurati che i pazienti comprendano i limiti delle email

Spesso accade che i pazienti ti scrivano per avere risposte circa dei sintomi da loro presentati senza effettuare una visita. In questo caso, è importante assicurarti che i pazienti comprendano che nessuna comunicazione a distanza (non solo nel caso delle mail ma anche degli sms) potrà sostituire una visita di persona. Naturalmente, in diversi casi sarà anche possibile optare per una visita medica a distanza tramite webcam o una consulenza telefonica, ad esempio, nel caso non sia possibile effettuare visite mediche in ambulatorio o a domicilio.

Conclusioni

Le email rimangono dunque uno strumento utile nella comunicazione con i pazienti. Aiutano non solo a gestire meglio il proprio tempo nello studio medico, ma anche a stabilire un rapporto più umano con i pazienti in tempi in cui non è sempre possibile poter svolgere visite dal vivo o a domicilio, come ci ha imposto la pandemia.