Gestione delle urgenze e pianificazione della continuità operativa nei centri medici

Nei centri medici, grandi e piccoli, affrontare situazioni di emergenza con competenza e rapidità è un requisito imprescindibile. Tuttavia, la gestione delle urgenze passa attraverso l’elaborazione di una pianificazione molto elaborata, che va ben oltre una risposta istantanea. 

Avere una continuità operativa impeccabile è dunque essenziale per garantire che i servizi medici restino sempre di qualità elevata, anche in caso di sfide impreviste e urgenze.

In questo articolo capiremo proprio come e perché pianificare la continuità operativa nei centri medici.

La gestione delle urgenze in un centro medico in 3 step

La gestione delle urgenze in un centro medico deve essere strutturata in modo da poter garantire sempre la sicurezza dei pazienti e la qualità del servizio fornito.

Ecco 3 strategie da adottare per essere pronti ad affrontare qualsiasi crisi in modo efficiente e tempestivo.

Analisi dei rischi e delle minacce

Per essere pronti a intervenire in modo tempestivo in caso di emergenza, la prima cosa da fare è un’analisi accurata dei rischi, delle minacce e delle vulnerabilità che potrebbero minacciare la continuità operativa. Tra questi rischi rientrano sia eventi come disastri naturali sia interruzioni dei servizi essenziali ma anche attacchi informatici o altri eventi di natura interna ed esterna.

L’obiettivo di questa fare è individuare tutti i possibili scenari di rischio, valutare le loro probabilità di accadere e l’impatto potenziale sulla continuità delle operazioni nel centro medico. Sempre in questa fase, devono essere individuate le risorse disponibili per affrontare le diverse minacce.

Definizione di protocolli standardizzati

La standardizzazione dei protocolli è un aspetto chiave in qualsiasi organizzazione, ma in un centro medico riveste un’importanza particolare perché si parla della salute dei pazienti e dei loro dati sensibili.

Grazie ai protocolli standardizzati da far scattare in situazioni di emergenza, verrà ridotto il rischio di errori umani, contribuendo così a mantenere alto il livello del servizio offerto ai pazienti. I piani di emergenza devono essere ben definiti, le procedure devono essere chiare e precise per ogni tipologia di urgenza. Il livello di dettaglio deve essere davvero molto elevato in modo che, chiunque sia presente durante il turno, sappia esattamente cosa fare durante le situazioni di emergenza.

Formazione del personale medico e amministrativo

Una volta delineate tutte le situazioni di rischio e identificato un protocollo per risolverle tempestivamente, è il momento di formare il personale affinché sia preparato a fare la sua parte. Non soltanto lo staff medico ma anche quello amministrativo dovrà essere addestrato e formato perché molte situazioni di urgenza riguardano anche aspetti non prettamente sanitari.

Affinché i protocolli standardizzati funzionino, è fondamentale dunque organizzare un percorso formativo di tutto lo staff, garantendo così il massimo livello del servizio durante le situazioni critiche.

A seconda delle dimensioni del centro medico, si potrebbe valutare anche di istituire delle squadre specializzate per la gestione delle diverse situazioni di emergenza. 

3 modi per garantire la continuità operativa in situazioni di emergenza

La gestione delle crisi è fondamentale per evitare che il centro medico resti bloccato o si ritrovi senza informazioni importanti per lo svolgimento del servizio. Per fortuna, oggi ci sono molti strumenti per farlo e la tecnologia ci può essere molto utile per evitare blocchi e perdite di dati.

Cartelle cliniche elettroniche

La quantità dei dati gestita dai centri medici è sempre più elevata e si tratta di dati sensibili. Digitalizzare tutto questo avrà un impatto molto positivo sull'organizzazione interna, non solo perché consente di risparmiare tempo ma anche spazio.

Nell’ottica della gestione delle emergenze, poter conservare tutte le informazioni dei pazienti in un archivio digitale, mette al sicuro i dati da eventuali disastri ambientali che potrebbero coinvolgere lo studio. Inoltre, l’accesso immediato alle informazioni che riguardano i pazienti consente di agire in modo più efficace durante le situazioni di emergenza che richiedono tempestività.

Sistema di backup automatico

La digitalizzazione delle informazioni e dei dati è senza dubbio un grande vantaggio, ma non dobbiamo sottovalutare le potenziali situazioni critiche online. Attacchi informatici o blackout potrebbero far perdere tutto quanto archiviato e organizzato online. Per preservare la continuità delle operazioni, i centri medici dovranno dunque adottare soluzioni di archiviazione che siano davvero sicure e predisporre dei sistemi di replicazione dei dati per garantire che tutte le informazioni cliniche siano protette e accessibili anche in caso di guasti o attacchi.

Oggi esistono molte soluzioni tecnologiche che consentono di tenere i dati al sicuro, quindi è importante valutare quale sia la più adatta alle esigenze del proprio centro medico.

Gestionale per comunicare con i pazienti

In caso di emergenza e urgenza, oltre a gestire la situazione internamente, è anche fondamentale essere in grado di comunicare all’esterno con i propri pazienti. Per questo, poter contare su un software gestionale avanzato che ti consenta di inviare un messaggio immediato ai pazienti è sicuramente una soluzione funzionale ed efficiente. 

Mio Dottore ti permette di inviare comunicazioni a tutti i pazienti del centro medico attraverso l’invio di comunicazioni email e sms di massa, oppure singolarmente, se devi inviare una comunicazione ad uno specifico paziente o gruppo di pazienti.

Se vuoi saperne di più su come funziona il software Mio Dottore, contatta il nostro team e risponderemo a tutte le tue domande.