Come non perdere potenziali prenotazioni al tuo centro durante le festività

In questo articolo analizzeremo insieme tutte le problematiche e le soluzioni utili a non perdere potenziali prenotazioni nei centri medici durante i periodi e le giornate di festa, in due scenari principali: le prenotazioni telefoniche e quelle online.

Con l’arrivo delle feste le strade si affollano, molte attività devono gestire un enorme carico di richieste e, come già sai, i centri medici non fanno eccezione.

Gli studi e le cliniche infatti si trovano a dover gestire un volume molto più alto di pazienti che desiderano prenotare anticipatamente le proprie visite ma, durante questo periodo, potrebbero non riuscirci per diverse motivazioni. Quali problemi può causare tutto questo?

1. Perdita di potenziali prenotazioni future;
2. il volume di chiamate, email e incontri di persona per le prenotazioni potrebbe crescere a dismisura, accumulandosi e trovandosi di fronte a un caos organizzativo generale;

Durante le feste - Natale, Pasqua ma anche giorni festivi come il 25 aprile e il 1° maggio, che possono capitare a ridosso dei weekend e quindi ponti - i pazienti hanno più tempo a disposizione per recarsi nei centri medici, e durante questo periodo dell’anno possono esserci problemi di gestione. Ma le soluzioni esistono: devi giocare d'anticipo e prepararti a garantire ai tuoi pazienti un servizio di assistenza impeccabile 365 giorni all’anno, anche in vacanza. Scopriamo come.

Gestire le telefonate nei centri medici durante le vacanze: una guida pratica

Oggi i pazienti dei centri medici hanno più opzioni che mai per prenotare le visite. Con così tante informazioni disponibili online e diversi portali che forniscono assistenza al paziente tramite un semplice clic, le persone non sentono più il bisogno di andare all'ospedale più vicino, ma fare una semplice chiamata al centro  medico che preferiscono. Ecco perché è così importante muoversi in anticipo, sia per riuscire a raggiungere i pazienti nuovi e sia per continuare a offrire ai pazienti abituali un servizio di prima qualità. 

A oggi, uno dei metodi più utilizzati per prenotare una visita o un esame nei centri medici è ancora quello delle telefonate. Quindi, come si gestiscono efficacemente nei periodi di gesta?

Sono diverse le strategie che è possibile mettere in atto per non perdere clienti ad esempio: 

• si possono inviare SMS da parte della struttura per tutte le chiamate perse, così da non lasciare il paziente in sospeso: per farlo però servirebbe la presenza in sede del personale di segreteria e ciò potrebbe non essere possibile in questo periodo, senza contare che sarebbe un carico di lavoro notevole e ridondante. Potresti affidarti a un software di messaggistica, ma ciò implica costi maggiori e non sempre questi strumenti sono facili da usare per il tuo personale;
• per informare i pazienti dei ritmi lavorativi delle feste, si possono sviluppare comunicazioni personalizzate sulla chiusura e riapertura del centro medico, tramite email ed SMS. 
• Le comunicazioni via SMS ed email possono essere un’occasione per inviare, oltre alle informazioni, anche gli auguri di buone vacanze e felice anno nuovo ai tuoi pazienti: ricorda che tutti apprezzano il fatto di essere messi al centro delle attenzioni di chi fornisce loro un servizio e questo vale anche per i pazienti della tua struttura.

Però, se le linee sono occupate o se le risposte tardano ad arrivare, le probabilità che i pazienti si rivolgano a un’altra struttura sono alte. Tuttavia, esistono diversi metodi per riuscire a monitorare e incrementare le prenotazioni telefoniche presso il tuo centro.

Monitorare l’attività della tua segreteria e le chiamate che vengono effettuate è il primo step da seguire, se il tuo obiettivo finale è quello di non perdere le prenotazioni al tuo centro durante il periodo di festa.

Monitorare le chiamate perse: perché è utile?

Non c’è clinica che non abbia dovuto fronteggiare questo problema: il monitoraggio delle chiamate perse, uno step cruciale per evitare di perdere prenotazioni durante le vacanze. Durante le festività, infatti, le segreterie sono oberate di lavoro e fare un primo “smistamento” è consigliabile per distinguere le chiamate volte a fare una prenotazione dalle altre.

Perché è così importante? Le chiamate perse durante il periodo di festa risultano problematiche perché:

• il paziente avrà un’esperienza negativa del servizio di assistenza del tuo centro, portandolo a recarsi in un’altra clinica o a far calare la reputazione del tuo centro;
• se la tua segreteria da sola non è in grado di gestire un volume così alto di richieste e appuntamenti, ne va dell’organizzazione della tua struttura con una conseguente perdita di prenotazioni (e quindi, anche di profitti).

Monitorare le tue chiamate, invece, ti può aiutare a giocare di anticipo per ottimizzare la gestione del tuo centro anche in vista del prossimo anno lavorativo, in quanto:

• sarai in grado di capire quali sono le fasce orarie e i giorni dove arrivano più prenotazioni;
• potrai capire come si comporta lo staff della segreteria del tuo centro medico, correggendo gli errori e migliorando i lati positivi;
• i pazienti avranno un servizio di assistenza migliore: ricontattandoli tempestivamente, non appena le linee saranno libere, potrai avere più prenotazioni.
  
  

Prenotazioni perse: la soluzione è digitale

Ma come si può migliorare la gestione delle chiamate ai centri medici? Per ovviare al problema, online sono disponibili diversi strumenti di gestione delle chiamate, essenziali per supportare le segreterie e non perdere prenotazioni, alleggerendo di molto il carico di lavoro durante le feste.

Noi, per esempio, per garantire ai tuoi pazienti un servizio clienti di prima qualità abbiamo implementato MioDottore Phone, uno strumento pensato appositamente per centri medici che si occupa di gestire le chiamate in tempo reale, identificando i numeri e inviando dei promemoria per le richiamate non appena è possibile, alleggerendo il carico di lavoro per la segreteria e assicurandoti allo stesso tempo una gestione ottimale delle prenotazioni, specie in un periodo complesso come quello natalizio.

Gestire le prenotazioni online durante il periodo natalizio

Dopo la pandemia abbiamo assistito a un progressivo passaggio verso un mondo sempre più guidato dalla tecnologia, e il settore sanitario non ha fatto eccezione. Oggi prenotare una visita online nei centri medici è più facile che mai, perché consente ai pazienti di selezionare un appuntamento con pochi semplici clic, sia da smartphone che da pc o tablet. Molte strutture offrono questa possibilità sul proprio sito web, altre si affidano anche a portali di prenotazioni online come MioDottore.

È una delle tecnologie più utili e più semplici utilizzate dai centri medici, e risulta essere ancora più importante durante il periodo natalizio per tutti i vantaggi che comporta, ovvero:

• Con un sistema di prenotazioni online, come quello di MioDottore ad esempio, è molto più facile riempire gli spazi vuoti nell’agenda degli appuntamenti, dato che ricevi prenotazioni sia via telefono che tramite il web.
• I pazienti preferiscono sempre più spesso utilizzare un sito o un'app per prenotare una visita, piuttosto che chiamare lo studio: questo vale per tutti i periodi dell’anno.
• I pazienti possono prenotare 24h al giorno, in qualsiasi giorno della settimana: ciò porta anche a un notevole risparmio di tempo e a una diminuzione del carico di lavoro per il tuo staff. Inoltre, visualizzando il calendario online dei tuoi dottori, il paziente saprà già quali sono giorni e orari disponibili senza neppure bisogno di ulteriori comunicazioni da parte tua.

Festività e vacanze: un’occasione da non perdere

Se è vero che le feste natalizie possono rappresentare un problema per la gestione della clientela nei centri medici, dall’altro lato sono anche un’ottima occasione per poter rinsaldare il rapporto con i pazienti e fidelizzarli: il trucco sta nello sfruttare i giusti mezzi di comunicazione. 

È essenziale continuare a fare affidamento sulle nuove tecnologie di gestione delle prenotazioni online anche durante il periodo delle feste. In questo modo, entrambe le parti possono ottenere innumerevoli vantaggi, facilitando il lavoro dei centri medici e dando al paziente un’esperienza unica.