5 caratteristiche che non possono mancare nell'agenda del tuo centro

In questo articolo, ti spiegheremo nel dettaglio alcuni accorgimenti utili per ottenere più prenotazioni, in maniera più efficiente e in tre differenti contesti: al telefono, sul web e di persona.

Come accennato, i canali tramite cui puoi ottenere (e aumentare) il numero di appuntamenti per gli specialisti della tua struttura sono essenzialmente tre, ugualmente importanti al fine di incrementare la produttività del tuo centro medico. Il primo e più importante di tutti - per tutte le opportunità che offre - rimane, naturalmente, il web. Ed è proprio da qui che inizieremo.

Come ottenere prenotazioni al tuo centro via internet

La presenza online è diventata essenziale per qualsiasi attività commerciale, e anche i centri medici non fanno eccezione: grazie a Internet e i social media, infatti, sempre più persone utilizzano la rete per cercare informazioni e prenotare appuntamenti, complici gli orari di lavoro (che spesso portano le persone a non poter effettuare facilmente chiamate durante gli orari d'ufficio) e la giovane età (le nuove generazioni prediligono l'uso del web rispetto alle chiamate tradizionali). Per questo motivo, essere presenti su internet è fondamentale per acquisire nuovi pazienti e di accrescere la tua reputazione nel settore.

Step 1: registra il tuo centro sul principale portale sanitario italiano

Sempre più pazienti chiedono di prenotazioni mediche online e, d’altronde, il successo di un portale come MioDottore, con oltre 8 milioni di pazienti attivi al mese, lo dimostra chiaramente. In effetti, in un’epoca in cui quasi tutti i servizi sono prenotabili sul web, questa evoluzione è più che legittima. Registrarsi sul sito è totalmente gratuito, ed è il primo step per migliorare la tua reputazione online.

 Step 2 - Le prenotazioni online

Offrire le prenotazioni online, ifica solo venire incontro al desiderio di molti utenti, ma anche poter aumentare notevolmente il proprio bacino di potenziali pazienti, permettendo al tuo centro di essere trovato e scelto da persone che altrimenti non sarebbero necessariamente venute in contatto con te e di guadagnare appuntamenti anche quando la tua struttura è chiusa.

Ad esempio, le prenotazioni online di MioDottore sono attive H24, 7 giorni su 7, e ti permettono così di ottenere prenotazioni anche nei giorni e negli orari in cui il tuo centro è chiuso, senza dover muovere un dito! 

Step 3 - I widget di prenotazione sul tuo sito

Un altro metodo è quello di permettere a chi ti trova sul sito web o le pagine social del tuo centro di prenotare online tramite un pulsante di prenotazione detto widget. Molti dottori e centri medici usano con successo il nostro widget, che porta i pazienti dalla pagina che stanno visitando alla sezione dedicata alle prenotazioni di MioDottore: così, anche il traffico web e quello social si possono trasformare in nuove prenotazioni mediche online per il tuo centro e i tuoi specialisti. 

Step 4 - La presenza online passa per la SEO

Ovviamente, per farsi trovare è necessario comparire ai primi posti nelle ricerche degli utenti su Google. Per fare questo bisogna conoscere e applicare le regole della SEO (Search Engine Optimization) o affidarsi a professionisti che si occupano di ciò. Questo è uno dei motivi per cui, ad esempio, il nostro portale è ottimizzato per Google e gli altri motori di ricerca e, inoltre, MioDottore offre anche campagne SEO personalizzate per specialisti e strutture, in modo da farli trovare subito a chi cerca un determinato servizio nella loro provincia di riferimento (per esempio: “clinica ortopedica a Milano”).

Più pazienti ti troveranno ai primi posti, più sarà facile che poi decidano ti contattare la tua struttura o uno dei tuoi specialisti.

Prenotazioni telefoniche: come ottenerne di più

Le prenotazioni tramite telefono rappresentano ovviamente una parte cospicua dei tuoi appuntamenti, tuttavia forse non sai che, per ogni prenotazione telefonica che il tuo centro ottiene, ne perdi probabilmente molte altre…

Il dilemma delle chiamate perse

Da una ricerca del Gruppo Docplanner sui centri medici di diversi Paesi, è emerso che in media, le strutture italiane perdono circa una prenotazione telefonica su due: come mai?

Oltre il 40% delle telefonate dei pazienti avviene durante la pausa pranzo oppure negli orari di chiusura

Inoltre, nei centri più grandi, potrebbe verificarsi una disparità di tempistiche, efficacia e capacità tra coloro che gestiscono le chiamate, il che porta a un calo delle prenotazioni e a un aumento delle chiamate perse. Come affrontare queste sfide?

Come ottenere più prenotazioni telefoniche: 3 suggerimenti

Ci sono alcuni semplici accorgimenti che puoi utilizzare per perdere meno chiamate e guadagnare più prenotazioni al tuo centro medico:

1. Monitora le chiamate nell’orario di ufficio per scoprire il tempo medio per una prenotazione telefonica, chi sono gli operatori più efficaci e quali sono gli orari di picco delle chiamate e gli specialisti più richiesti.
2. Trova un metodo per coprire anche quegli orari in cui le chiamate sono troppe da gestire
3. Stabilisci delle linee guida per il tuo personale di segreterie sui tempi, le procedure e i modi di gestire le chiamate in entrata da parte di potenziali pazienti.

Un metodo più pratico te lo offre MioDottore Phone, una soluzione completamente integrata che garantisce che nessuna delle telefonate alla tua struttura sia persa, in quanto:

• Consente di effettuare chiamate vocali su Internet gestendo efficacemente le telefonate in arrivo grazie al sistema VoIP
• Suddivide le chiamate tra i membri del team per massimizzare il tasso di risposta
• Fornisce al paziente un link per prenotare online un appuntamento in caso di mancata risposta
• Include statistiche complete per monitorare le prestazioni del servizio
• Crea automaticamente un'attività per ricontattare un numero il prima possibile se una chiamata viene persa.

Inoltre, se il tuo team lavora in smart working, è possibile reindirizzare le chiamate ricevute in struttura a un altro numero di telefono.

In pratica, è un ottimo modo per rendere ogni chiamata un’opportunità per ottenere una prenotazione al tuo centro, persino quelle perse. 

Qualunque sia il metodo che sceglierai, tieni sempre a mente che più chiamate riuscirai a non perdere, maggiore sarà  il profitto per il tuo studio. 

“Face to face”: fidelizza i pazienti che vengono in studio

Innanzitutto, è necessario ricordare che, per quanto sia importante promuovere il tuo centro e raggiungere nuovi, potenziali pazienti, è altrettanto cruciale fidelizzare i pazienti che hanno già prenotato, magari per la prima volta, una visita presso il tuo centro: un paziente soddisfatto è infatti un paziente “fedele”, che tornerà al tuo centro ogni volta che sarà necessario, prenotando nuovi appuntamenti in futuro.

Il modo migliore per fidelizzare un paziente, naturalmente, è lasciare la migliore impressione possibile nel corso dei primi appuntamenti, specie dal punto di vista dell’immagine e dell’organizzazione. 

Atmosfera piacevole e comodità per il paziente

Questo aspetto deve essere sempre curato. Ecco alcuni semplici elementi per colpire subito i pazienti appena entrati nel tuo centro:

• Studi e stanze arredate in maniera gradevole e attenta, magari con il logo del tuo centro che campeggia in più punti;
• Servizi igienici sempre puliti e funzionanti;
• Una sala d’aspetto confortevole;
• Una connessione wi-fi, che permetta ai pazienti di connettersi a internet mentre aspettano il loro turno.

Ricorda che il paziente non può comprendere appieno l’abilità dei tuoi specialisti fin dalla prima visita perché non ha gli strumenti per giudicarla, mentre alcuni elementi visivi colpiranno subito qualsiasi persona.

Un’organizzazione precisa e vicina ai bisogni del paziente

Un’altra caratteristica che tende a far prenotare di nuovo i pazienti è il livello di organizzazione dello studio, ecco perché è importante che:

• Personale e specialisti siano sempre il più possibile puntuali rispetto all’orario fornito al paziente. 
• Ci sia un buon livello di comunicazione con il paziente prima e dopo la visita. In particolare, i pazienti apprezzano moltissimo gli SMS di promemoria della visita, come quelli di MioDottore. Così, tu ridurrai il numero di pazienti assenteisti e loro, invece, apprezzeranno un servizio “personalizzato”, efficace e utile. 
• Il tuo personale di segreteria offra al paziente che ha appena terminato la sua visita l’opportunità di prenotare subito il prossimo check-up o la prossima seduta: è un gesto proattivo molto apprezzabile che, al contempo, ti può garantire subito una nuova prenotazione nel prossimo futuro. 

Ricordiamo inoltre, che un paziente soddisfatto e ormai fidelizzato non solo tornerà da te, ma farà anche buona pubblicità (gratuita) al tuo centro e ai tuoi specialisti, generando passaparola positivo nella vita quotidiana e anche sul web

In conclusione

La chiave per ottenere un numero maggiore di prenotazioni sta nel sapere sviluppare in parallelo tutti e 3 gli aspetti che abbiamo analizzato finora:

• Maggiore presenza online su portali specializzati e su Google e prenotazioni online per i potenziali pazienti. 
• Riduzione delle chiamate perse e migliore gestione delle telefonate al centro
• Fidelizzazione dei pazienti durante le visite di persona

Se riuscirai a bilanciare e migliorare questi tre elementi, sicuramente potrai aumentare il numero di appuntamenti nell’agenda dei tuoi professionisti.  

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a capire quali canali di prenotazione puoi implementare o migliorare per non perdere più prenotazioni e migliorare l'Esperienza del paziente - Temp IT. Non esitare a compilare il modulo qui sopra per richiedere ulteriori informazioni sui nostri servizi!