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Comunicazioni via mail con i pazienti: consigli ed errori da non commettere

Scritto da Domenico De Cicco | nov 25, 2024

Una comunicazione efficace tra medico e paziente è essenziale per migliorare il tuo studio medico e fornire un servizio di qualità per i tuoi clienti, e le email sono tra gli strumenti di comunicazione prediletti nella medicina digitale.

Ecco un articolo che ti spiegherà gli errori da non commettere nelle comunicazioni via mail con i pazienti e ti offrirà qualche dritta utile per raggiungere al meglio i tuoi assistiti tramite questo mezzo di comunicazione sempre più importante.

Cosa troverai in questo articolo?

 

Perché comunicare bene con i pazienti è fondamentale?

Curare la comunicazione con i pazienti è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia e offrire un servizio sanitario eccellente. Una comunicazione efficace non solo migliora l’esperienza del paziente, ma contribuisce anche a prevenire insoddisfazioni e reclami.

Molti disguidi negli studi medici derivano infatti da una scarsa coordinazione nella comunicazione medico-paziente. Per questo motivo, sviluppare solide competenze comunicative è essenziale.

Le capacità relazionali di un medico includono:

  • raccogliere informazioni utili per una diagnosi accurata;
  • consigliare terapie adeguate e mantenere un dialogo aperto;
  • rispondere tempestivamente a messaggi e email.

Con l’avvento della tecnologia, la gestione della comunicazione si è evoluta: oggi i pazienti si aspettano di ricevere risposte rapide e puntuali anche tramite email o altri canali digitali. Adattarsi a queste esigenze è cruciale per fornire un’assistenza moderna e personalizzata.

Ottimizzare la comunicazione medico-paziente, sia in studio che online, rappresenta un vantaggio competitivo per fidelizzare i pazienti e migliorare la loro esperienza complessiva.



Email con i pazienti: uno strumento sempre più usato

La comunicazione non è mai stata così veloce grazie a tutte le funzionalità che ci dà la messaggistica odierna. Ogni giorno, infatti, inviamo e riceviamo centinaia messaggi in pochi secondi, facilitando la trasmissione delle informazioni necessarie e ciò può essere di notevole aiuto non solo per migliorare la coordinazione tra medico e paziente, ma anche per ampliare e ottimizzare i propri servizi

La comunicazione non è mai stata così rapida grazie alle funzionalità avanzate offerte dalla messaggistica odierna. Ogni giorno inviamo e riceviamo centinaia di messaggi in pochi secondi, rendendo la trasmissione delle informazioni più semplice e immediata. Questo progresso tecnologico può rappresentare un valore aggiunto non solo per migliorare la coordinazione tra medico e paziente, ma anche per ottimizzare i servizi sanitari e ampliare l’offerta.

Tra i vari strumenti disponibili, l’email è diventata uno dei canali preferiti per la comunicazione, sia nel settore commerciale che in quello sanitario. Con la diffusione di Internet, smartphone e servizi di messaggistica istantanea, i pazienti richiedono sempre più spesso la possibilità di comunicare in modo elettronico con i loro medici di medicina generale (MMG) e i centri medici di fiducia.

Sebbene inizialmente alcuni operatori sanitari fossero riluttanti ad adottare le soluzioni offerte dalla telemedicina, oggi è evidente quanto siano utili per garantire una comunicazione efficace e rapida. Questi strumenti permettono di mantenere un rapporto solido con i pazienti, risparmiare tempo e risolvere più problemi in modo più efficiente.

Comunicazioni via mail con i pazienti: consigli utili per utilizzarle al meglio

L’utilizzo delle e-mail ha molti più pregi che difetti e può aiutare molto a ottimizzare la comunicazione con i clienti. È veloce, facile, affidabile e può aiutare a mantenere un buon rapporto con i pazienti che hanno bisogno della tua assistenza ma che, per diversi motivi, non possono recarsi personalmente nel tuo studio medico.

La posta elettronica può certamente essere uno strumento di comunicazione prezioso che fa risparmiare tempo, se utilizzata correttamente, ma può anche creare problemi per i medici se non viene utilizzata con attenzione.

1. Usa un indirizzo email o un portale sicuro per comunicare con i tuoi pazienti

In alternativa all'email molti ambulatori utilizzano sempre più app per comunicare elettronicamente con i pazienti, proprio come accade con MioDottore.

I portali per mettere in contatto medici e pazienti utilizzano un'interfaccia web sicura per dare ai pazienti una piattaforma di comunicazione efficiente con accesso immediato a determinate informazioni sanitarie, come i risultati dei test diagnostici, i promemoria e le comunicazioni con i pazienti. 

2. Email e promemoria: come migliorare la gestione degli appuntamenti nel tuo studio medico

Le email automatizzate sono uno strumento efficace per inviare promemoria sugli appuntamenti, offrendo un doppio vantaggio:

  1. Aumentano il numero di pazienti che rispettano le visite programmate.
  2. Rafforzano la reputazione e l’affidabilità del tuo studio medico.

Grazie ai promemoria inviati via email o notifica in-app, sia tu che i tuoi pazienti potrete rimanere sempre aggiornati sul calendario delle visite, evitando dimenticanze e migliorando l’organizzazione della giornata.

Le email sono una soluzione pratica e accessibile, poiché quasi tutti i pazienti le utilizzano e possono facilmente accedervi dai loro smartphone. Tuttavia, per garantire un uso efficace, è importante:

  • Limitare le email a comunicazioni essenziali, come promemoria o informazioni importanti.
  • Evitare l’eccessivo invio di messaggi, che potrebbe portare le tue email a finire nella cartella spam.

Integrare un sistema di promemoria automatizzati via email è una strategia vincente per migliorare l’efficienza del tuo studio e fornire ai pazienti un servizio più organizzato e professionale.

3. Conserva i messaggi dei pazienti

Siccome i pazienti possono inviare aggiornamenti sulle loro condizioni di salute anche tramite mail, è fondamentale tener conto di queste informazioni anche nelle loro cartelle cliniche. Tutto ciò può tornare utile per le visite future, dove ti basterà consultare i messaggi salvati del paziente appena prima della visita. 

Con i sistemi gestionali del settore sanitario come MioDottore puoi ottenere facilmente lo storico delle chat con i tuoi pazienti, utile per inviare informazioni importanti ma anche tenere traccia dei loro sintomi nelle cartelle cliniche.

Inoltre, i sistemi di chat integrati nelle agende online possono anche tornare utili per rispondere a ulteriori dubbi o domande delle persone che vengono a visita, grazie a un sistema veloce e affidabile che ti fa risparmiare tempo, offrendo un’assistenza di qualità per i tuoi pazienti.

4. Sii chiaro nella comunicazione con i pazienti

Nella comunicazione con i pazienti è essenziale essere chiaro e comprensibile per aiutarli a comprendere bene cosa è contenuto nel testo della tua email, specialmente nel caso dell’invio di referti medici e piani terapeutici. Anche nel caso vengano utilizzati diversi tecnicismi, dunque, è bene mettere al corrente il paziente del loro significato e rimanere a disposizione per ogni dubbio in merito.

Comunicazione via email e privacy: errori da evitare e best practice per il settore sanitario

La comunicazione email con i pazienti richiede attenzione e precisione, soprattutto quando si tratta di privacy. È fondamentale:

  • rispettare la riservatezza dei dati sensibili, garantendo che ogni email sia protetta da accessi non autorizzati;
  • controllare regolarmente la casella di posta per evitare accumuli di email senza risposta, che possono compromettere la fiducia e la soddisfazione del paziente.

Vediamo insieme quali sono gli errori comuni da evitare nella gestione delle email nel settore sanitario.

Se utilizzi un sistema gestionale sanitario, assicurati che rispetti pienamente la GDPR (General Data Protection Regulation). Questa normativa europea è fondamentale per garantire la protezione dei dati personali e la privacy del paziente nelle comunicazioni con medici e strutture sanitarie.

Adottare un sistema conforme alla GDPR permette di:

  • tutelare le informazioni sensibili trasmesse via email;
  • mantenere la fiducia dei pazienti, offrendo un servizio che rispetta gli standard europei di sicurezza.

La gestione corretta della comunicazione digitale sanitaria, unita alla conformità alle normative, rappresenta un elemento chiave per migliorare il rapporto con i pazienti e assicurare una comunicazione sicura e professionale.

5. Non attendere troppo a lungo per rispondere

Più tempo impiegherai a rispondere e più ne risentirà la comunicazione con il paziente. Ciò accade soprattutto se i pazienti ti hanno inviato un'e-mail con una domanda urgente e coni in attesa di una risposta. In questo caso, il consiglio è di non attendere troppo a lungo prima di rispondere con una mail.

Inoltre, non rispondere in tempi ragionevoli alle mail dei pazienti fa sì che non solo le mail si accumulino nella tua casella di posta, ma che gli stessi pazienti possano scriverti più e più volte senza esito.

Durante la giornata lavorativa, stabilisci una finestra di tempo dove dedicarti alle mail. Un consiglio essenziale è quello di optare per le  risposte automatizzate alle mail, inviate automaticamente dal sistema fuori dall’orario di lavoro. Questa misura è ottima per informare i tuoi pazienti del fatto che il tuo studio medico è chiuso e che riceveranno risposta solo negli orari da te stabiliti.

6. Assicurati che i pazienti comprendano i limiti delle email

Spesso accade che i pazienti ti scrivano per avere risposte circa dei sintomi da loro presentati senza effettuare una visita. In questo caso, è importante assicurarti che i pazienti comprendano che nessuna comunicazione a distanza (non solo nel caso delle mail ma anche degli sms) potrà sostituire una visita di persona. Naturalmente, in diversi casi sarà anche possibile optare per una visita medica a distanza tramite webcam o una consulenza telefonica, ad esempio, nel caso non sia possibile effettuare visite mediche in ambulatorio o a domicilio.

Conclusioni

Le email rimangono dunque uno strumento utile nella comunicazione con i pazienti. Aiutano non solo a gestire meglio il proprio tempo nello studio medico, ma anche a stabilire un rapporto più umano con i pazienti in tempi in cui non è sempre possibile poter svolgere visite dal vivo o a domicilio, come ci ha imposto la pandemia.

 

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