Come funzionano le scadenze di pagamento per gli appuntamenti che crei per i tuoi pazienti
In questo articolo viene spiegato chiaramente cosa succede quando inserisci un appuntamento con pagamento obbligatorio per un paziente, le scadenze da rispettare e cosa succede in caso di mancato saldo. Comprendere queste scadenze ti aiuta a ridurre le cancellazioni preventive, dando ai pazienti il tempo necessario per saldare ed evitare di perdere gli appuntamenti inseriti. Inoltre, chiarisce come gestire le prenotazioni a ridosso della data della visita, soggette a regole leggermente diverse.
A chi si applica
Queste regole si applicano a tutti gli appuntamenti inseriti da te o dal personale di studio e creati con pagamento obbligatorio sul territorio nazionale. Se la tua struttura utilizza un software gestionale integrato (come MyDr, Feegow, Gipo o Clinic Cloud), i pagamenti seguono logiche differenti e questo articolo non è da considerarsi valido per la tua configurazione.
Quando il paziente deve pagare
Se fissi l'appuntamento con 7 o più giorni di anticipo, il paziente potrà pagare fino a 5 giorni prima della visita. È l'unica scadenza che devi tenere a mente, senza bisogno di impostazioni o controlli aggiuntivi.
Se fissi l'appuntamento tra 48 ore e 7 giorni prima della visita, puoi comunque richiedere il pagamento: la scadenza resta quella di prima, 24 ore dopo la creazione dell'appuntamento.
Esempio: Immagina di prenotare una seduta di psicologia con tre settimane di anticipo e di richiedere il pagamento obbligatorio, il paziente avrà tempo fino a 5 giorni prima della visita per saldare. Non dovrà pagare entro 24 ore dalla prenotazione: la tempistica si adatta in modo realistico alla data dell'appuntamento.
Cosa succede se non paga in tempo
Se il pagamento non viene effettuato entro 5 giorni prima della visita, l'appuntamento viene rilasciato automaticamente, liberando lo slot. Il tuo paziente riceve promemoria automatici man mano che la scadenza si avvicina, quindi non devi occupartene tu. Se l'appuntamento viene rilasciato, hai il tempo di riassegnare lo slot a un altro paziente prima della data della visita.
Perché la finestra di pagamento è stata aggiornata
In precedenza, i pazienti avevano solo 24 ore dal momento della prenotazione per pagare, indipendentemente da quanto fosse lontana la visita. Un appuntamento prenotato con 3 settimane di anticipo poteva essere cancellato un giorno dopo, prima ancora che il paziente avesse pensato di pagare. Collegare la scadenza alla data della visita risolve questo disallineamento, così si perdono meno appuntamenti senza un buon motivo.
Appuntamenti last minute
Importante: Se prenoti una visita con meno di 48 ore di anticipo, non è possibile richiedere il pagamento anticipato. Il preavviso ridotto non garantirebbe al paziente una finestra di tempo adeguata prima della scadenza. Se prenoti tra 48 ore e 7 giorni prima della visita, puoi comunque richiedere il pagamento: il paziente dovrà pagare entro 24 ore dalla prenotazione, come in precedenza.
Consiglio: Per un appuntamento last minute, incassa in studio, oppure invia una "Richiesta di pagamento" via SMS. Entrambe le opzioni richiedono pochi secondi e ti danno la stessa tranquillità.
Cosa resta invariato
- Metodi di pagamento e checkout. Nessun cambiamento nel modo in cui i pazienti pagano o in ciò che vedono.
- La tua protezione. Gli appuntamenti non pagati continuano a essere cancellati automaticamente, dandoti il tempo di riassegnare lo slot.
- La tua agenda e l'app. Nessuna nuova configurazione, nessuna nuova schermata, né sul web né nell'app per dottori.
- Prenota ora, paga dopo. Anche qui si applica la stessa scadenza di 5 giorni prima della visita.
Domande frequenti
Significa che verrò pagato più tardi rispetto a prima?
No, per gli appuntamenti prenotati con anticipo è il contrario. Vengono cancellati meno appuntamenti prima che il paziente abbia avuto una vera possibilità di pagare, quindi più di essi si trasformano in pagamenti completati.
Cosa succede se il paziente non paga mai?
Lo stesso risultato di prima di questo aggiornamento. L'appuntamento viene rilasciato automaticamente e recuperi il tempo per riassegnare lo slot a qualcun altro.
Posso ancora richiedere il pagamento per un appuntamento prenotato con pochi giorni di anticipo?
Sì, purché sia con almeno 48 ore di anticipo rispetto alla visita: il paziente dovrà pagare entro 24 ore dalla prenotazione, come in precedenza. Se manca meno di 48 ore, non puoi richiedere il pagamento; in questi casi usa una "Richiesta di pagamento" oppure incassa in studio.
Questo si applica agli appuntamenti che avevo già creato prima di questo aggiornamento?
No. Questo si applica agli appuntamenti che crei a partire dal giorno in cui l'aggiornamento raggiunge il tuo account. Gli appuntamenti che avevi già creato continuano a funzionare secondo la regola in vigore quando li hai creati.
Se hai domande o hai bisogno di aiuto con il processo, contatta il nostro team di supporto, che sarà lieto di assisterti.