Ogni autunno la stessa scena: il telefono non smette di squillare, la sala d'attesa si riempie, i fogli con i nomi dei pazienti passano di mano in mano e a volte si perdono. Quando all'inizio della sessione abbiamo chiesto ai partecipanti com'è il loro periodo vaccinale, la risposta è stata quasi unanime: stressante. E una parte di voi ci ha detto di non conoscere ancora gli strumenti che MioDottore mette a disposizione proprio per questo momento.
Siamo partiti da qui, con Elena Maria Nasto, responsabile del progetto Medicina Generale e Pediatria di Libera Scelta, e con le nostre account manager Carlotta e Ludovica.
Il primo passo è separare i flussi. Carlotta ci ha mostrato come creare un indirizzo dedicato, chiamato "Agenda vaccinale", così i pazienti trovano subito lo slot giusto. Poi si crea la prestazione "Vaccino antinfluenzale", con una durata di pochi minuti, collegata a quell'agenda. Infine si impostano gli orari, per esempio il martedì mattina se è il giorno in cui è presente l'infermiere, e si attiva la prenotazione online, scegliendo con quanto preavviso accettare gli appuntamenti e quante settimane di disponibilità mostrare.
Due dettagli fanno la differenza. Il promemoria automatico riduce le assenze di chi prenota con settimane di anticipo. E la vista per agende affiancate permette alla segreteria di gestire vaccini e visite ordinarie senza confusione, con una colonna per ciascuna.
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Un'agenda aperta serve a poco se i pazienti non sanno che esiste. Ludovica ci ha guidati nelle comunicazioni pazienti, che oggi permettono di scegliere a chi scrivere: a tutti, per il primo avviso generale, oppure solo a gruppi specifici caricati da file, come gli over 60, i pazienti fragili o chi deve fare il richiamo. Si sceglie il canale, SMS o email, e si parte da un template già pronto per la campagna antinfluenzale, modificabile come vuoi. Lasciando attivo il link alla prenotazione, il paziente passa dal messaggio all'appuntamento con un solo clic.
A tutto questo si aggiunge Noa Booking: un numero di telefono dedicato che risponde ai pazienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche a studio chiuso, riconosce agende e prestazioni, propone le prime disponibilità e inserisce l'appuntamento direttamente in agenda.
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Il dott. Simone Lolli è entrato in convenzione a ottobre 2024, in piena campagna vaccinale. Il primo anno, senza un gestionale, è stato faticoso. Il secondo, con MioDottore, completamente diverso: i pazienti si prenotano da soli e lui li ritrova già in agenda, le sovrapposizioni tra chi prenota online, al telefono o in studio sono sparite, e lo storico dei vaccini si recupera con una ricerca, senza faldoni. Non nasconde che qualche paziente meno digitale avrà sempre bisogno di una mano, ma su circa 1.600 assistiti il cambio di passo è stato netto. Con un valore aggiunto: tra email e messaggi, il paziente arriva informato e più tranquillo.
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