3 strumenti per ottimizzare il lavoro delle segreterie del tuo centro

Il personale delle segreterie svolge un compito fondamentale per il corretto funzionamento di una struttura sanitaria. Dall'accoglienza dei pazienti alla gestione dei documenti, è un team che svolge un’opera di multi-tasking indispensabile quando si tratta di offrire una buona esperienza al paziente.

Tuttavia, prima di analizzare gli strumenti che ti aiuteranno a ottimizzare il lavoro della segreteria, è bene ricordare quali sono le sue attività principali…

I principali compiti delle segreterie in un centro medico

I compiti principali del personale di segreteria variano a seconda delle dimensioni e del tipo di struttura. 

Queste sono alcune delle principali funzioni:

• Accoglienza dei pazienti: il personale accoglie i pazienti in arrivo al centro, li accompagna in sala d'attesa, aggiorna le informazioni di arrivo e garantisce il benessere del paziente durante la degenza.
• Comunicazione telefonica e/o online: rispondere a chiamate, messaggi o e-mail degli utenti per rispondere a domande, prenotare, modificare o confermare una visita o ricordare al paziente il prossimo appuntamento.
• Gestione delle agende degli specialisti: programmare nuovi appuntamenti, modificarli o cancellarli.
• Gestione delle cartelle dei pazienti: aggiornamento delle informazioni contenute in esse, garantendo al contempo la riservatezza dei dati.
• Analisi dei risultati di alcuni servizi e gestione della liquidità.
• Mantenere ordine e organizzazione nella reception e in sala d'attesa.

Il tuo personale affronta una grande sfida: offrire una buona assistenza ai pazienti mentre, nel frattempo, svolge un'ampia varietà di compiti. Quale di queste attività può essere automatizzata e/o ottimizzata grazie a degli strumenti digitali? Lo scopriremo subito!

Prenotazioni online: ecco come riducono il carico di lavoro della tua segreteria

Al giorno d’oggi, poter prenotare online qualsiasi servizio, come una camera d'albergo o un tavolo al ristorante, è un atto normalissimo e automatico. Questo fenomeno ovviamente coinvolge sempre di più anche il settore sanitario: offrire la possibilità di prenotare degli appuntamenti online consente ai pazienti di scegliere l'ora e la data più adatte a loro, con pochi click. 

La prenotazione online apporta anche un evidente vantaggio per il tuo centro: evita alle segreterie di dover registrare personalmente tutti gli appuntamenti, alleggerendo in parte il loro carico di lavoro. Ciò consente al tuo personale più tempo per occuparsi e prendersi cura del benessere del paziente.

Messaggi automatizzati per la gestione degli appuntamenti

Quanto tempo impiegano le tue segreterie a chiamare o scrivere ai pazienti per ricordare loro che hanno un appuntamento e, in caso di cambiamenti di orario o data, per avvisarli?

GipoNext è il software gestionale che ti consente di automatizzare i promemoria degli appuntamenti, gli avvisi di cambio appuntamento, le conferme delle prenotazioni e, inoltre, puoi anche inviare un messaggio automatico al termine di una visita per richiedere una valutazione del servizio e una recensione online, al fine di promuovere il tuo studio sul web. Tutto questo avverrà tramite messaggi SMS o e-mail automatizzati, senza alcun costo aggiuntivo.

MioDottore Phone: il centralino per strutture sanitarie

Per offrire un'esperienza di ottimo livello al paziente, il tuo centro deve essere in grado di padroneggiare diversi canali di prenotazione, per consentire al paziente di fissare un appuntamento con i tuoi specialisti in modo rapido ed efficace.

Abbiamo già parlato delle prenotazioni online, uno strumento particolarmente apprezzato dalle nuove generazioni. Tuttavia, è necessario essere consapevoli del fatto che alcuni pazienti, soprattutto quelli più anziani, preferiscono fissare un appuntamento tramite telefono. Per questo è fondamentale poter rispondere a tutte le chiamate per non perdere appuntamenti e, dunque, offrire il miglior servizio telefonico possibile.

È stato proprio pensando alle esigenze dei centri medici di gestire in modo efficace il servizio telefonico, che abbiamo realizzato MioDottore Phone, il centralino VoIP per strutture sanitarie che ti permette di gestire le chiamate in modo intelligente e automatico, semplificando l’attività delle tue segreterie e quella dei pazienti. 

MioDottore Phone risolve i tre problemi più comuni nell'accoglienza di un centro medico: sai quali sono?

Problema n. 1: non riuscire a rispondere a tutte le chiamate in entrata

La mole di lavoro delle tue segreterie impedisce, in molte occasioni, di rispondere a tutte le chiamate. Cosa succede quando una segretaria sta assistendo un paziente che si trova nel centro e, contemporaneamente, arriva una chiamata? C'è una persona che è incaricata di dedicare la massima attenzione al telefono come compito primario? In molte strutture, lo sappiamo bene, non è così.

È per questo che MioDottore Phone può esserti particolarmente utile: infatti, registra tutte le chiamate, in entrata o in uscita, e crea dei promemoria automatici in modo che il personale della segreteria possa richiamare i numeri delle chiamate senza risposta.

Problema n. 2: non c’è un controllo delle chiamate

Nella maggior parte dei centri medici, le segreterie rispondono al telefono ma non svolgono un controllo esaustivo su quante volte un paziente ha chiamato o perché lo abbia fatto.

Con MioDottore Phone puoi importare i numeri e le informazioni personali dei tuoi pazienti dal tuo software gestionale o dalla tua agenda per sapere chi ti sta chiamando, puoi indicare il motivo della chiamata, aggiungere note, vedere quali sono le ore di punta o la durata media per chiamata. In questo modo, puoi avere maggior consapevolezza del comportamento dei pazienti e prendere decisioni migliori per la gestione del tuo team.

Problema n. 3: le prestazioni delle tue segreterie non vengono monitorate

Essere in grado di misurare l'efficacia del personale è fondamentale per sapere in quali punti offrire una migliore formazione. Tuttavia, nella maggior parte delle strutture sanitarie non esiste una figura che dedichi il suo tempo esclusivamente alla gestione del personale della segreteria.

Per risolvere questo problema, MioDottore Phone offre statistiche complete per manager e team leader, che consentono di osservare i motivi più comuni delle chiamate, il tempo medio di attesa per i pazienti o la percentuale di chiamate effettuate in un dato tempo. Il tutto, in un unico pannello di controllo, che ti permetterà di per poter rilevare facilmente i fattori da migliorare o implementare.

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In conclusione

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a capire quali miglioramenti puoi apportare alle tue segreterie, per ottimizzare le prestazioni della tua struttura e migliorare l'esperienza del paziente. Se vuoi richiedere maggiori informazioni sui nostri servizi, clicca qui sotto!